Viele KMU haben schon einmal eine Automatisierung gebaut. Ein Formular, das Daten ins CRM schreibt, oder ein Ablauf, der Rechnungen in einen Ordner ablegt. Nach einigen Monaten ändert ein Tool seine Schnittstelle, der Workflow bricht ab, und die Person, die ihn gebaut hat, ist nicht mehr im Unternehmen. Automation as a Service löst genau dieses Problem: Ein Anbieter baut die Automatisierungen und kümmert sich auch danach um den Betrieb. Dieser Artikel erklärt, was dahintersteckt, wann sich das Modell lohnt und worauf du bei der Wahl eines Anbieters achten solltest.

Was ist Automation as a Service?

Automation as a Service (AaaS) ist ein Dienstleistungsmodell, bei dem ein externer Anbieter Automatisierungen für ein Unternehmen aufbaut, laufend betreibt, wartet und erweitert. Das Unternehmen muss dafür kein eigenes Know-how und keine eigene Infrastruktur aufbauen. Technisch laufen die Workflows meist auf einer Automatisierungsplattform wie Make oder n8n.

Der Unterschied zu einem klassischen Projekt liegt im Zeitraum. Bei einem Projekt endet die Zusammenarbeit mit der Übergabe. Bei Automation as a Service bleibt der Anbieter verantwortlich, dass die Automatisierungen funktionieren, auch wenn sich Tools, Schnittstellen oder Prozesse ändern.

Die Abkürzung AaaS wird auch für andere Modelle verwendet, etwa Analytics as a Service. In diesem Artikel geht es ausschliesslich um Prozessautomatisierung.

Was ein AaaS-Anbieter konkret übernimmt

Am Anfang steht die Analyse. Der Anbieter schaut sich an, wo im Unternehmen Zeit verloren geht, zum Beispiel bei manueller Dateneingabe zwischen Systemen oder bei Abstimmungen per E-Mail. Daraus entsteht eine Liste mit Prozessen, sortiert nach Aufwand und Nutzen.

Danach baut der Anbieter die Workflows und testet sie mit echten Daten. Im laufenden Betrieb kommen diese Aufgaben dazu:

• Monitoring: Fehlgeschlagene Ausführungen werden erkannt, bevor jemand im Team es merkt.
• Fehlerbehebung: Wenn ein Workflow abbricht, weil sich eine Schnittstelle geändert hat, passt der Anbieter ihn an.
• Anpassungen: Neue Felder im CRM, ein zusätzliches Tool oder ein geänderter Freigabeprozess werden eingebaut.
• Erweiterung: Neue Prozesse kommen schrittweise dazu, sobald die ersten stabil laufen.
• Dokumentation: Jeder Workflow ist beschrieben, damit auch Dritte nachvollziehen können, was er macht.

AaaS, Selbermachen oder einmaliges Projekt?

Es gibt drei übliche Wege, Automatisierungen umzusetzen. Welcher passt, hängt vor allem davon ab, ob ihr intern jemanden habt, der die Workflows langfristig betreuen kann.

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Selbermachen lohnt sich für einfache Verbindungen, etwa ein Formular, das eine Nachricht an Slack schickt. Sobald Automatisierungen geschäftskritisch werden, zum Beispiel bei Rechnungen, Bestellungen oder Personaldaten, braucht es jemanden, der sie überwacht. Hat das Unternehmen dafür keine eigene Person, ist Automation as a Service meist die sicherere Wahl.

Welches Tool sich für welchen Einsatz eignet, zeigen wir in unserem Vergleich Workflow-Automatisierung: Die besten Tools 2026.

Automation as a Service vs. RPA

Robotic Process Automation (RPA) ist eine Technologie, bei der Software-Roboter die Bedienung einer Benutzeroberfläche nachahmen: klicken, tippen, kopieren. RPA kommt vor allem dann zum Einsatz, wenn ein System keine Schnittstelle hat, etwa bei älteren Desktop-Anwendungen. Bekannte Anbieter sind UiPath und Microsoft mit den Desktop-Flows von Power Automate.

Automation as a Service ist dagegen ein Betriebsmodell, keine Technologie. Ein AaaS-Anbieter arbeitet in der Regel mit Schnittstellen (APIs) zwischen Cloud-Tools, weil diese stabiler laufen als Klicks auf einer Oberfläche. RPA kann Teil einer AaaS-Lösung sein, wenn ein Altsystem anders nicht erreichbar ist.

Beispiele aus der Praxis

Für einen Kunden aus der Industrie hat Blinno mit Make einen Workflow gebaut, der Bestellungen automatisch zwischen MOCO, monday.com und SharePoint abgleicht. Dokumente werden automatisch abgelegt, bei Fehlern erhält das Team eine Benachrichtigung. Der Kunde spart damit 20 Stunden pro Monat, die Fehlerquote liegt nahe null.

Bei einem globalen Automobilhersteller mit über 150'000 Mitarbeitenden hat Blinno n8n konzernweit eingeführt. Vor den ersten Workflows wurde das Fundament gelegt: Governance, Trennung von Entwicklungs- und Produktivumgebung, Namenskonventionen und ein Freigabeprozess. Erst danach entstanden die HR-Automatisierungen, die interne Teams heute selbst weiterführen können. Mehr dazu in der Referenz zum Automobilhersteller.

Worauf du bei der Wahl eines Anbieters achten solltest

Frag, mit welchen Tools der Anbieter arbeitet und ob er einen offiziellen Partnerstatus hat. Das zeigt, ob er Zugang zu Schulungen und direktem Support des Herstellers hat.

Kläre, wem die Workflows gehören. Am besten laufen sie in einem Account, der auf euer Unternehmen läuft. So könnt ihr jederzeit den Anbieter wechseln oder die Betreuung intern übernehmen, ohne alles neu bauen zu müssen.

Prüfe den Datenschutz. Für Schweizer Unternehmen ist relevant, wo die Automatisierungsplattform die Daten verarbeitet und ob ein Auftragsverarbeitungsvertrag vorliegt. Make bietet eine EU-Region, n8n lässt sich auch auf einem Server in der Schweiz betreiben.

Frag nach dem Support-Prozess: Wie meldest du ein Problem, und wie schnell wird es bearbeitet? Und lass dir zeigen, wie die Workflows dokumentiert werden.

Automatisierungsdienstleistungen von Blinno

Blinno ist Make Gold Partner, arbeitet mit n8n und hat seit 2017 über 638 Projekte im Automatisierungs- und No-Code-Bereich umgesetzt. Automation as a Service bieten wir in zwei Varianten an. Mit Make as a Service bauen und betreiben wir eure Szenarien in der Cloud und erweitern sie, wenn neue Systeme oder Prozesse dazukommen. Mit n8n as a Service übernehmen wir Setup, Betrieb und Weiterentwicklung, auf Wunsch auch selbst gehostet. Mehr dazu auf unserer Seite zur Prozessautomatisierung.

Für grössere Vorhaben mit mehreren Abteilungen oder Standorten arbeitet ein Blinno Solution Consultant direkt in eurem Team, vor Ort oder remote. Dieses Modell heisst Forward Deployed Engineering. Wenn ihr zuerst klären wollt, welche Prozesse sich überhaupt lohnen und welche Tools zu eurer Systemlandschaft passen, startet ihr mit unserer No-Code Beratung & Strategie.