Eine neue Anfrage kommt über das Webformular. Jemand kopiert die Daten ins CRM, legt eine Aufgabe an, erstellt die Offerte in der Buchhaltung und informiert das Team im Chat. Vier Schritte, jedes Mal von Hand. Genau solche Abläufe erledigen Tools zur Workflow-Automatisierung selbstständig. Dieser Artikel erklärt, wann du ein eigenes Tool dafür brauchst, wie sich Make, n8n, Zapier und Power Automate 2026 unterscheiden und worauf Schweizer KMU beim Datenschutz achten sollten.
Was Workflow-Automatisierung konkret bedeutet
Ein automatisierter Workflow besteht aus einem Auslöser und einer oder mehreren Aktionen. Der Auslöser ist ein Ereignis, zum Beispiel eine neue E-Mail, ein ausgefülltes Formular oder ein Statuswechsel im CRM. Die Aktionen folgen automatisch: Daten übertragen, Dokumente ablegen, Personen benachrichtigen.
Beim Beispiel oben sähe das so aus: Das Webformular löst den Workflow aus. Das Tool legt den Kontakt im CRM an, erstellt eine Aufgabe für die zuständige Person, erzeugt in Bexio einen Offertentwurf und schickt eine Nachricht in den Teamkanal. Dazwischen können Bedingungen stehen, etwa: Nur Anfragen mit einem Budget über 10'000 CHF gehen direkt an die Geschäftsleitung.
Brauchst du überhaupt ein separates Tool?
Viele Business-Tools haben eigene Automationen eingebaut. In monday.com setzt du Regeln wie "Wenn der Status auf Erledigt wechselt, benachrichtige die Projektleiterin" direkt im Board um. HubSpot, Pipedrive und die meisten CRM-Systeme haben ähnliche Funktionen, oft aber erst in höheren Plänen. Wie das in monday.com funktioniert, zeigen wir im Artikel Automationen vs. Workflows in monday.com.
Ein separates Automatisierungstool lohnt sich, wenn ein Ablauf über mehrere Systeme geht, Daten dabei umgewandelt werden müssen oder die eingebauten Automationen an ihre Grenzen kommen. Das ist typischerweise der Fall bei der Verbindung von CRM und Buchhaltung, beim Abgleich zwischen Projektmanagement und Zeiterfassung oder wenn AI-Modelle Dokumente auslesen sollen. Beispiele für monday.com findest du im Artikel monday.com mit Make verbinden.
Die 4 Tools zur Workflow-Automatisierung im Überblick
Die Preise gelten für den ersten bezahlten Plan bei jährlicher Zahlung, Stand September 2026. Alle Anbieter passen ihre Preise regelmässig an.
| Tool | Einstieg ab | Gratis | Abrechnung | Hosting | Passt zu |
|---|---|---|---|---|---|
| Make | 9 USD/Monat (Core, 10'000 Credits) | 1'000 Credits, 2 aktive Szenarien | Pro Aktion (Credit) | Cloud, EU-Region wählbar | KMU mit mehreren Systemen und komplexeren Abläufen |
| n8n | 20 EUR/Monat (Cloud Starter, 2'500 Ausführungen) | Community Edition zum Selbst-Hosten | Pro Workflow-Ausführung | Cloud oder eigener Server | Teams mit technischem Know-how, hohe Anforderungen an Datenhoheit |
| Zapier | 19.99 USD/Monat (Professional, 750 Tasks) | 100 Tasks, nur 2-Schritt-Workflows | Pro Aktion (Task) | Cloud, Verarbeitung über US-Infrastruktur | Einfache Abläufe mit wenig Volumen |
| Power Automate | In Microsoft 365 enthalten, Premium 15 USD/Nutzer | Standard-Connectors mit M365 | Pro Nutzer | Microsoft Cloud | Unternehmen, die stark auf Microsoft 365 setzen |
Make
Make ist eine visuelle Plattform, auf der du Workflows als Szenarien zusammenklickst. Jeder Schritt ist ein Modul, und du siehst bei jeder Ausführung, welche Daten durch welchen Schritt geflossen sind. Make verbindet über 3'000 Apps und kann jede weitere Schnittstelle über HTTP-Module ansprechen. Verzweigungen, Schleifen, Fehlerpfade und Datenumwandlungen sind ohne Programmierung möglich. Dazu kommen AI-Agents und ein MCP-Server, über den externe AI-Assistenten Make-Szenarien auslösen können.
Die Grenzen: Make läuft nur in der Cloud, Self-Hosting gibt es nicht. Jede Aktion kostet in der Regel einen Credit. Workflows mit vielen Schritten oder häufiger Abfrage verbrauchen deshalb schnell viele Credits. Bei sehr komplexen Szenarien braucht es etwas Einarbeitung.
Preise: Der Gratis-Plan enthält 1'000 Credits pro Monat und 2 aktive Szenarien. Core kostet bei jährlicher Zahlung 9 USD pro Monat für 10'000 Credits, Pro 16 USD und Teams 29 USD. Wie sich die Kosten zusammensetzen, erklären wir im Artikel Make.com Preise 2026. Einen Einstieg findest du unter Make für Einsteiger.
n8n
n8n ist eine Open-Source-Plattform aus Berlin. Die Community Edition kannst du kostenlos auf einem eigenen Server betreiben, ohne Limit bei den Ausführungen. Wer sich nicht um den Betrieb kümmern will, nutzt n8n Cloud. Ein Unterschied zu Make und Zapier liegt in der Abrechnung: n8n zählt pro Workflow-Ausführung, nicht pro Schritt. Ein Workflow mit 20 Schritten kostet gleich viel wie einer mit 2. n8n eignet sich gut für AI-Agents, die mehrere Tools und Datenquellen kombinieren.
Die Grenzen: Beim Self-Hosting liegen Updates, Sicherheit, Backups und Überwachung bei euch. Der Editor ist technischer als bei Make, und für viele Anwendungsfälle hilft JavaScript-Wissen.
Preise: Die Community Edition ist kostenlos, ihr zahlt nur den Server. n8n Cloud Starter kostet bei jährlicher Zahlung 20 EUR pro Monat für 2'500 Ausführungen, Pro 50 EUR für 10'000. Mehr dazu im Artikel n8n erklärt und zu AI-Agents unter Agentic AI mit n8n.
Zapier
Zapier ist das einfachste der vier Tools und hat die grösste App-Bibliothek. Ein einfacher Workflow, zum Beispiel "neuer Formulareintrag → Kontakt im CRM", steht in wenigen Minuten. Für Teams ohne technischen Hintergrund ist das ein schneller Einstieg.
Die Grenzen: Im Gratis-Plan sind nur Workflows mit zwei Schritten möglich. Jede Aktion zählt als Task. Ein Workflow mit vier Aktionen, der 100-mal am Tag läuft, verbraucht 12'000 Tasks im Monat, weit mehr als die 750 im Einstiegsplan. Bei steigendem Volumen wird Zapier deshalb schnell teurer als Make oder n8n. Standard-Accounts verarbeiten Daten über US-Infrastruktur.
Preise: Gratis mit 100 Tasks pro Monat. Professional ab 19.99 USD pro Monat bei jährlicher Zahlung für 750 Tasks, Team ab 69 USD. Einen direkten Vergleich findest du im Artikel Make vs. Zapier.
Microsoft Power Automate
Power Automate ist in den meisten Microsoft-365-Business-Plänen bereits enthalten. Wer Abläufe zwischen Outlook, Teams, SharePoint, OneDrive und Excel automatisieren will, zahlt dafür nichts extra. Mit Desktop-Flows lassen sich auch ältere Windows-Anwendungen ohne Schnittstelle automatisieren.
Die Grenzen: Sobald ein Ablauf Systeme ausserhalb von Microsoft einbindet, braucht es meist Premium-Connectors und damit eine Premium-Lizenz. Das gilt auch für HTTP-Aufrufe und eigene Connectors. Die Lizenzierung ist unübersichtlicher als bei den anderen Tools.
Preise: Standard-Connectors sind in Microsoft 365 enthalten. Power Automate Premium kostet 15 USD pro Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung. Wie Power Automate im direkten Vergleich abschneidet, zeigen wir im Artikel Make vs. n8n vs. Power Automate.
Datenschutz und Hosting für Schweizer Unternehmen
Automatisierungstools sehen alle Daten, die durch einen Workflow laufen: Kundendaten, Rechnungen, E-Mails. Wo diese Daten verarbeitet werden, ist deshalb für das Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) relevant.
Bei Make kannst du beim Einrichten der Organisation eine EU-Region wählen. Der Bundesrat anerkennt die EU-Staaten als Länder mit angemessenem Datenschutz, was die Verarbeitung dort vereinfacht. Mit n8n im Self-Hosting bestimmst du den Standort selbst, auch ein Server in der Schweiz ist möglich. Zapier verarbeitet Daten bei Standard-Accounts über US-Infrastruktur und stützt sich auf das Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln. Bei Power Automate hängt der Speicherort von der Region eures Microsoft-Tenants ab. Microsoft betreibt auch Rechenzentren in der Schweiz.
Unabhängig vom Tool: Schliesse einen Auftragsverarbeitungsvertrag (DPA) ab und übertrage nur die Daten, die der Workflow wirklich braucht.
Welches Tool passt zu welchem Team?
Arbeitet ihr mit mehreren Business-Tools wie CRM, Projektmanagement und Buchhaltung und sollen die Abläufe dazwischen zuverlässig laufen, ist Make für die meisten KMU die passende Wahl. Die visuelle Oberfläche macht Workflows auch für Nicht-Entwickler nachvollziehbar.
Wenn ihr Daten nicht in eine fremde Cloud geben wollt oder viele Workflows mit vielen Schritten habt, lohnt sich n8n. Voraussetzung ist jemand, der den Server betreibt, intern oder bei einem Partner.
Für ein paar einfache Verbindungen mit wenig Volumen reicht Zapier.
Läuft fast alles über Microsoft 365, deckt Power Automate viele Abläufe ohne Zusatzkosten ab.
In der Praxis kombinieren viele Unternehmen die eingebauten Automationen ihrer Tools mit einer Integrationsplattform für die Abläufe dazwischen.
Praxisbeispiel: Bestellungen zwischen MOCO, monday.com und SharePoint abgleichen
Für einen Kunden aus der Industrie hat Blinno mit Make einen Workflow gebaut, der Bestellungen automatisch zwischen MOCO, monday.com und SharePoint abgleicht. Dokumente werden dabei automatisch abgelegt, und bei Fehlern erhält das Team eine Benachrichtigung. Der Kunde spart damit 20 Stunden pro Monat, die Fehlerquote liegt nahe null.
Workflow-Automatisierung mit Beratung und Umsetzung durch Blinno
Blinno ist Make Gold Partner und setzt auch n8n ein. Wir starten mit einer Analyse eurer Abläufe und klären, welche Prozesse sich zuerst lohnen und ob die eingebauten Automationen reichen oder ein separates Tool nötig ist. Danach bauen wir die Workflows, testen sie mit echten Daten und übergeben sie mit Dokumentation. Wer die Automatisierungen nicht selbst betreuen will, kann sie über unser Automation as a Service laufend von uns warten lassen.
Sollen AI-Modelle Teil eurer Workflows werden, etwa zum Auslesen von Dokumenten oder Vorsortieren von E-Mails, unterstützen wir euch mit AI Beratung & Implementierung. Mehr zu den Tools findest du auf unseren Seiten zu Make und n8n.
Du hast einen Ablauf im Kopf, der jede Woche Zeit frisst? Buche ein kostenloses Erstgespräch mit uns.
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