Kennst du das? Die Daten liegen sauber in monday.com, du brauchst aber eine PowerPoint Präsentation für die Geschäftsleitung? Du öffnest also PowerPoint, kopierst manuell Zahlen rüber, formatierst, passt Farben an und das jeden Monat aufs Neue. Das muss nicht sein. Mit der richtigen Automatisierung erstellst du PowerPoint-Präsentationen direkt aus monday.com, auf Knopfdruck, ohne Copy-Paste, ohne Zeitverlust.

In diesem Beitrag zeigen wir dir, wie das funktioniert, welche Anwendungsfälle besonders häufig vorkommen und wie wir bei Blinno solche Lösungen für unsere Kunden umsetzen.

Warum braucht es überhaupt einen PowerPoint-Export aus monday.com?

monday.com ist ein starkes Tool für Projektmanagement, CRM und Workflows. Dashboards, Boards, Workdocs – vieles lässt sich direkt in monday.com visualisieren und teilen. Aber die Realität in vielen Unternehmen sieht so aus: Nicht alle Mitarbeitenden und vor allem nicht alle Führungskräfte arbeiten täglich in monday.com. Und gewisse Prozesse – wie Freigaberunden, Approval Boards oder monatliche Reportings – laufen über PowerPoint-Präsentationen.

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Typische Anwendungsfälle, die wir bei Blinno immer wieder sehen:

• Projektanträge: Einmal im Monat findet ein Approval Meeting statt. Alle Anträge müssen in Slide-Form präsentiert werden, aber die Daten liegen in monday.com.
• Projektreportings: Projektleiter pflegen den Status in monday.com, müssen aber monatlich einen Export für Stakeholder liefern, die keinen monday.com-Zugang haben.
• Management Summaries: Das Management will keine Boards durchklicken, sondern einen klaren One-Pager mit Ampelstatus, KPIs und kurzem Kommentar.
• Kundenpräsentationen: Daten aus dem CRM oder Projektboard werden für externe Decks aufbereitet.

In all diesen Fällen steckt viel manuelle Arbeit hinter dem PowerPoint-Export – Arbeit, die sich zu einem grossen Teil automatisieren lässt.

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Wie funktioniert die Automatisierung von monday.com zu PowerPoint?

1. Datenquelle: monday.com

monday.com ist die Single Source of Truth. Alle relevanten Daten – Projektstatus, Budgets, Verantwortliche, Ampelfarben, Kommentare – werden direkt in den Boards gepflegt. Wichtig dabei: Die Daten müssen sauber und strukturiert sein. Was in monday.com drinsteht, kommt in die PowerPoint.

Hinweis: Das Prinzip funktioniert grundsätzlich mit jeder strukturierten Datenquelle. Ob Jira, SAP, ein Ticketing-System oder ein Data Warehouse, solange die Daten strukturiert vorliegen, können sie als Basis für die PowerPoint-Generierung genutzt werden. monday.com eignet sich dabei besonders gut, weil die Daten dort einfach zugänglich, aktuell und klar strukturiert sind.

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2. Automatisierungs-Tool: Make.com / n8n

Das Herzstück der Lösung ist Make.com oder n8n – beides sind No-Code-Automatisierungstools, die verschiedene Apps und Systeme miteinander verbinden. 

Make liest die Daten aus monday.com aus, verarbeitet sie und befüllt damit ein PowerPoint-Template. Das Ganze kann manuell per Knopfdruck ausgelöst oder vollständig automatisiert werden, zum Beispiel jeden ersten Montag im Monat.

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3. PowerPoint-Template mit Platzhaltern

Vorab wird ein PowerPoint-Template erstellt – in eurem Corporate Design, mit eurer Struktur. In diesem Template werden Platzhalter definiert. Make ersetzt diese Platzhalter dann mit den echten Daten aus monday.com.

Das Ergebnis: Eine fertig befüllte PowerPoint, die sofort präsentationsfertig ist oder mit minimalen Anpassungen ausgeliefert werden kann.

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Was kann automatisiert werden und wo sind die Grenzen?

Was gut funktioniert:

• Textfelder mit Projekttiteln, Statusmeldungen, Verantwortlichen, Daten
• Ampelfarben (Rot / Gelb / Grün) basierend auf dem Status-Feld in monday.com
• Mehrere Slides für mehrere Projekte aus einem Board
• Ablage der fertigen PowerPoint im SharePoint, in monday.com selbst oder Versand per E-Mail
• Integration mit KI: Wenn in monday.com ein Long-Text-Feld vorhanden ist, kann KI den Text zusammenfassen und als kompaktes Briefing in die Slide einfügen

Wo es Grenzen gibt:

PowerPoint ist eine A4-Folie und die wächst nicht. Die grösste Herausforderung ist das Handling von langen Texten: Ein Long-Text-Feld mit 2000 Zeichen passt schlicht nicht auf eine Slide. Hier muss man bewusst entscheiden: Zeichenanzahl begrenzen, KI-Zusammenfassung nutzen oder das Template entsprechend gestalten.

Was bringt das in der Praxis?

Ein konkretes Beispiel aus unserem Kundenalltag: Ein Unternehmen hat monatlich ein Approval Board, bei dem zehn bis fünfzehn Projektanträge besprochen werden. Alle Daten lagen in monday.com, aber für jedes Meeting musste jemand manuell eine Slide pro Antrag erstellen. Mit der Automatisierung läuft das jetzt so: Projektleiter pflegen ihre Daten in monday.com, drücken auf einen Button und alle Slides sind fertig. Was früher zwei bis drei Stunden gedauert hat, dauert jetzt Sekunden.

Wir bei Blinno haben solche Lösungen bereits für verschiedene Kunden umgesetzt – von einfachen One-Pagern bis hin zu mehrseitigen Slide-Decks mit KI-generierten Zusammenfassungen. Wenn du wissen willst, wie das für euren Use Case aussehen könnte, melde dich gerne bei uns.