Die Finanzbranche ist eine der reguliertesten und datenintensivsten Branchen überhaupt und trotzdem wird ein Grossteil der operativen Arbeit noch immer mit Excel-Listen, E-Mail-Ketten und manuellen Abläufen erledigt. Ob Treuhandbüro, Privatbank oder Vermögensverwaltung: Die Werkzeuge sind ähnlich, die Frustration auch. Wir zeigen dir, wie Finanzunternehmen mit monday.com ihre Prozesse digitalisieren und was das konkret bringt.
Das Excel-Problem kennt jede Finanzabteilung
Stell dir vor: Monatsanfang. Der Rechnungsprozess startet. Zeiteinträge müssen aus dem Zeiterfassungssystem exportiert, manuell in die Buchhaltungssoftware übertragen, Rechnungen erstellt und dann per E-Mail verschickt werden. Klingt nach einem halben Arbeitstag? Bei manchen Teams ist es ein ganzer.
Oder eine andere Situation: Regulatorische Kontrollen, die in verschiedenen Excel-Listen bei unterschiedlichen Personen schlummern. Niemand weiss genau, welche Kontrolle gerade wo steht, wer zuständig ist oder ob die Dokumentation für das nächste Audit reicht.
Das sind keine Ausnahmen, das ist der Alltag vieler Finanzunternehmen. Und genau dort setzt monday.com an.
Die grössten Probleme in der Finanzbranche
1. Rechnungsprozesse – manuell und fehleranfällig
In vielen Treuhand- und Beratungsunternehmen läuft die Verrechnung noch immer über mehrere Systeme hinweg: Zeiterfassung hier, Buchhaltungssoftware dort, und dazwischen ein Mensch, der alles manuell zusammenführt. Das kostet Zeit, verursacht Fehler und bindet Ressourcen, die sinnvoller eingesetzt werden könnten.
2. Freigaben und Genehmigungen
Eine Budgetanfrage geht raus. Drei Tage später: keine Antwort. War die E-Mail zu lang? Hat der Vorgesetzte sie übersehen? Wurde sie weitergeleitet, und wenn ja, an wen? In vielen Finanzteams sind Genehmigungs- und Freigabeprozesse kein strukturierter Ablauf, sondern ein stilles Hoffen darauf, dass die richtige Person zur richtigen Zeit die richtige E-Mail öffnet. Ohne klare Zuständigkeiten, ohne Fristen, ohne Nachvollziehbarkeit. Und wenn drei Monate später jemand fragt, wer den Investitionsantrag genehmigt hat: Niemand weiss es mehr genau.
3. Compliance und regulatorische Kontrollen
Der Finanzsektor ist stark reguliert. Was weniger bekannt ist: Wie aufwändig es ist, diese Kontrollen ohne zentrales System zu managen. Stakeholder aus verschiedenen Abteilungen, Kontrollen in Dutzenden Excel-Dateien, dezentrale Zusammenarbeit und am Ende fragt der Auditor nach einer lückenlosen Dokumentation.
4. Koordination zwischen Abteilungen und Standorten
Besonders in Unternehmen mit mehreren Standorten oder Teams ist die dezentrale Zusammenarbeit eine echte Herausforderung. Unterschiedliche Qualitätsstandards, fehlende Transparenz über den aktuellen Stand, das kostet nicht nur Zeit, sondern auch Vertrauen.
5. Reporting kostet viel Zeit
Quartalsreporting. Das Wort allein reicht aus, um in vielen Finanzteams kollektives Stöhnen auszulösen. Zahlen aus dem ERP, Kommentare aus Excel, Visualisierungen aus PowerPoint – alles manuell zusammengesucht, zusammenkopiert, manuell formatiert. Und am Ende fragt jemand nach einer kleinen Anpassung, und der ganze Prozess beginnt von vorne. Was eigentlich eine Stunde dauern sollte, frisst regelmässig einen halben Tag und das bei jedem Quartalsabschluss aufs Neue. Weiter unten haben wir die für dich perfekte Lösung, wie du mit einem Knopfdruck in monday.com ein Reporting in PowerPoint erstellen kannst.
monday.com als Lösung für Finanzprozesse
monday.com ist kein ERP-System und ersetzt auch keine Buchhaltungssoftware. Aber es schliesst die Lücke, die zwischen deinen bestehenden Tools klafft – dort, wo Koordination, Freigaben und Prozesssteuerung gefragt sind. Und genau das ist der Punkt, an dem die grössten Effizienzgewinne entstehen.
Automatisierte Rechnungsstellung und System-Integration
Mit monday.com als Schaltzentrale lassen sich verschiedene Tools nahtlos miteinander verbinden. Zeiterfassungssysteme wie MOCO, Buchhaltungssoftware wie Bexio, Automatisierungsplattformen wie Make – alles greift ineinander. Der Rechnungsprozess wird aus monday.com heraus gesteuert, Zeitbuchungen werden automatisch übertragen, Rechnungen automatisch erstellt und versendet.
Das klingt technisch, ist in der Praxis aber erstaunlich einfach umzusetzen und die Zeitersparnis ist enorm.
Zentrales Compliance-Board für regulatorische Kontrollen
Statt Excel-Listen bei verschiedenen Personen: ein zentrales Board in monday.com, das alle regulatorischen Kontrollen nach Abteilung und Kontrollart strukturiert. Jede Kontrolle hat eine klare Zuweisung, einen Status, Fristen und eine vollständige Dokumentationshistorie.
Dashboards zeigen in Echtzeit den Status aller Kontrollen – für Teamleiter, für das Management, und im Zweifelsfall auch für den Auditor.
Freigabe-Workflows mit vollständigem Audit-Trail
Klare Regeln, wer was genehmigen muss. Automatisches Routing an den richtigen Genehmiger. Zeitstempel, Kommentare, Dokumentation – alles in einem System. Keine E-Mail-Frage mehr: «Hat der CFO das schon gesehen?»
Standardisierte Checklisten und Prozesse
Besonders wertvoll in regulierten Umgebungen: einheitliche Checklisten, die sicherstellen, dass Kontrollen immer nach dem gleichen Standard durchgeführt werden, unabhängig davon, wer gerade im Büro ist oder welcher Standort zuständig ist.
Reporting per Knopfdruck – direkt aus monday.com
Was wäre, wenn du deinen Quartalsbericht nicht mehr manuell zusammenbauen müsstest? Mit einer Verbindung zwischen monday.com und Make lassen sich PowerPoint-Slides vollautomatisch generieren – direkt aus den Daten, die bereits in monday.com liegen. Ein Klick, und die Präsentation ist fertig. Kein Copy-Paste mehr, keine Formatierungsfehler, kein verlorener Nachmittag.
Wie das konkret funktioniert, zeigen wir in unserem Blogbeitrag:
monday CRM für Finanzunternehmen – Mandanten, Deals und Onboarding zentral verwalten
Neben Prozessautomatisierung und Compliance steckt in monday CRM ein weiterer Hebel: das Kundenbeziehungsmanagement. Gerade für Vermögensverwalter, Beratungsfirmen und Treuhandunternehmen, deren CRM-Lösung einfach nicht zu den eigenen Workflows passt, bietet monday CRM eine flexible Alternative.
Alle Mandantendaten, Interaktionen und Dokumente landen an einem Ort. Leads und Mandate lassen sich in einer visuellen Pipeline tracken. Onboarding-Prozesse für neue Kunden werden über Custom Forms und automatisierte Workflows standardisiert – inklusive sicherer Dokumentensammlung. Und weil monday CRM vollständig anpassbar ist, bildet es die spezifischen Abläufe eines Finanzunternehmens ab, statt das Team in ein generisches System zu zwingen.
Aus der Praxis: Zwei Beispiele aus der Schweizer Finanzwelt
Cognito Treuhand GmbH – Von einem Arbeitstag auf wenige Minuten
Die Cognito Treuhand GmbH hatte ein klassisches Problem: Die monatliche Rechnungsstellung war ein zeitintensiver, manueller Prozess. Zeiterfassung in MOCO, Abrechnung in Bexio – dazwischen manuelle Übertragung, Rechnungserstellung, Versand. Ein ganzer Arbeitstag pro Monat.
Gemeinsam mit Blinno wurde eine integrierte Automatisierungslösung entwickelt, die monday.com, MOCO, Bexio und Make nahtlos verbindet:
- Automatische Synchronisation der Unternehmensadressen zwischen allen Systemen
- Automatisierter Rechnungserstellungs-Workflow, gesteuert aus monday.com
- Automatische Übertragung aller nicht verrechneten Zeitbuchungen pro Kunde mit korrekter Zuordnung der kundenspezifischen Konditionen
- Automatische E-Mail-Erstellung mit Rechnung und detailliertem Stundenauszug
Das Ergebnis: 95% Zeitersparnis. Der Rechnungsprozess, der früher einen ganzen Arbeitstag in Anspruch nahm, läuft jetzt in wenigen Minuten und das vollständig fehlerfrei. Die Lösung hat sich so gut bewährt, dass sie direkt von zwei weiteren Treuhandunternehmen übernommen wurde.
Globalance Bank AG – Regulatorische Kontrollen auf neuem Niveau
Die Globalance Bank ist eine unabhängige Schweizer Privatbank, die Vermögen zukunftsorientiert investiert. Als Pionierin nachhaltiger Geldanlagen, steht sie für höchste Standards. Gleichzeitig brachte der stark regulierte Bankensektor eine spezifische operative Herausforderung mit sich.
Die Ausgangssituation: Wesentliche Kontrollen wurden in Excel-Listen gemanaged, zahlreiche Stakeholder arbeiteten ohne zentrale Plattform zusammen, und die dezentrale Arbeitsweise an verschiedenen Orten führte zu unterschiedlichen Resultaten und Qualitätsstandards. Für Audits war das eine echte Herausforderung.
Blinno hat gemeinsam mit der Globalance Bank ein zentrales System auf Basis von monday.com Work Management aufgebaut:
- Dedizierte Kontrollboards mit klarer Strukturierung nach Abteilungen und Kontrollarten.
- Berechtigung-basiertes Zugriffssystem: Jeder Mitarbeiter sieht genau das, was für seine Rolle relevant ist.
- Detaillierte Checklisten und standardisierte Workflows für konsistente Kontrolldurchführung.
- Echtzeit-Dashboards für Management und Compliance-Verantwortliche.
- Vollständige Dokumentation aller Aktivitäten für Audits.
Die Ergebnisse sprechen für sich: 40% Verbesserung der Gesamttransparenz im Compliance-Bereich, 30% weniger Zeitaufwand für Kontrollmassnahmen, und eine effizientere Kooperation zwischen Abteilungen – bei gleichbleibend hoher Qualität, auch bei Personalwechseln.
Besondere Anforderungen der Finanzbranche und wie monday.com sie erfüllt
Regulatorische Compliance: MiFID, FIDLEG, FINMA & Co.
Die Finanzbranche operiert unter strengen regulatorischen Rahmenbedingungen. monday.com unterstützt dabei nicht als Regulierungssystem, sondern als Prozess- und Dokumentationsplattform: Jede Kontrolle, jede Freigabe, jede Massnahme wird nachvollziehbar festgehalten. Das erleichtert die Vorbereitung auf Audits erheblich.
Datenschutz und Sicherheit
Finanzdaten sind sensibel – das ist unbestritten. monday.com bietet:
- SOC 2 Type II und ISO 27001 Zertifizierung
- Verschlüsselung in Transit (TLS 1.2+) und at Rest (AES-256)
- EU-Hosting (Frankfurt) verfügbar
- Granulare Berechtigungen – nicht jeder sieht alle Daten
- Vollständiger Audit-Log: Wer hat wann was geändert?
- DSGVO-konform mit Data Processing Agreement
Systemintegration statt Systemwechsel
Ein häufiges Missverständnis: monday.com soll bestehende Systeme ersetzen. Das stimmt nicht. Es integriert sie. Über Plattformen wie Make lassen sich Verbindungen zu SAP, Bexio, MOCO, HubSpot und vielen weiteren Tools aufbauen – ohne Programmieraufwand, aber mit enormer Wirkung.
Was bringt das konkret?
Die Ergebnisse aus unseren Projekten in der Finanzbranche zeigen ein klares Bild:
- Zeitersparnis: Manuelle Prozesse, die früher Stunden oder Tage gedauert haben, laufen automatisiert in Minuten.
- Fehlerreduktion: Automatische Übertragungen eliminieren manuelle Übertragungsfehler.
- Transparenz: Alle Beteiligten sehen jederzeit den aktuellen Stand – Kontrollstatus, Verantwortlichkeiten, Fristen.
- Audit-Sicherheit: Vollständige Dokumentation aller Aktivitäten, jederzeit abrufbar.
- Qualitätskonsistenz: Standardisierte Prozesse und Checklisten sorgen für gleichbleibend hohe Qualität – unabhängig von Personalsituation oder Standort.
Fazit: Finanzen brauchen mehr als eine Tabelle
Excel ist ein mächtiges Werkzeug für Kalkulationen, Analysen, Ad-hoc-Berechnungen. Aber für alles, was Zusammenarbeit, Freigaben, Fristen, Dokumentation und Nachvollziehbarkeit erfordert, braucht es mehr. monday.com schliesst genau diese Lücke: zwischen deinen bestehenden Systemen, zwischen deinen Teams, zwischen dem Chaos der täglichen Arbeit und der Klarheit, die regulierte Umgebungen fordern.
Und das Beste: Der Einstieg ist einfacher als gedacht. Du musst nicht alles auf einmal ändern. Ein konkreter Prozess, ein konkretes Problem und du siehst schnell, was möglich ist.
.svg)