Die meisten KMU starten mit den vorgefertigten Automationen in monday.com: Status ändert sich, jemand wird benachrichtigt, ein Datum kommt, ein Item wird verschoben. Das deckt viele Fälle ab. Sobald ein Prozess aber über mehrere Boards läuft, mehrere Bedingungen gleichzeitig prüfen muss oder auf eine Rückmeldung warten soll, stösst die einfache Automation an ihre Grenzen.

Hier kommen Workflows ins Spiel, monday.com's Antwort auf komplexere Prozesslogik. Dieser Beitrag zeigt, wie beide funktionieren, wo der Unterschied liegt und wann du welches Werkzeug brauchst.

Was ist eine Automation in monday.com

Jedes Board in monday.com hat ein eigenes Automation Center. Dort erstellst du board-spezifische Automationen, entweder aus einer der vorgefertigten Vorlagen oder komplett neu.

Eine Automation besteht immer aus zwei Blöcken:

• Trigger: das Ereignis, das die Automation startet, zum Beispiel ein Statuswechsel, ein erreichtes Datum oder ein neu erstelltes Item.
• Aktion: die Aufgabe, die daraufhin automatisch ausgeführt wird, zum Beispiel eine Spalte ändern, jemanden benachrichtigen oder ein Item in eine andere Gruppe verschieben.

Du kannst einem Trigger mehrere Bedingungen hinzufügen ("und nur wenn..."), damit die Automation nur in genau definierten Fällen auslöst. Und du kannst mehrere Aktionen an einen Trigger hängen, sodass eine einzelne Regel gleich mehrere Dinge gleichzeitig erledigt. Automationen lassen sich zudem verketten: Wenn eine Automation abgeschlossen ist, kann sie die nächste auslösen.

Für externe Anwendungen wie Outlook, Slack, HubSpot oder Gmail gibt es eigene Integrationsvorlagen. Damit lässt sich zum Beispiel eine E-Mail automatisch in ein neues Item umwandeln, oder ein neu erstelltes Item löst den Versand einer E-Mail aus.

Was ist ein Workflow in monday.com

Ein Workflow ist eine eigenständige Struktur in deinem Workspace, genau wie ein Board, ein Doc oder ein Dashboard. Du legst ihn separat an und er kann öffentlich oder privat sein. Der grosse Unterschied zur Automation: Ein Workflow ist nicht an ein einzelnes Board gebunden. Er kann Items auf mehreren Boards gleichzeitig erstellen, verschieben oder aktualisieren, ohne dass du für jedes Board eine eigene Automation bauen musst.

Auch ein Workflow startet immer mit einem Trigger auf einem bestimmten Board. Danach kannst du vier Arten von Bausteinen kombinieren:

• Aktion: eine konkrete Aufgabe, die der Workflow ausführt.
• Schlaufe: dieselbe Aktion auf mehrere Items oder Subitems gleichzeitig anwenden.
• Bedingung: die Logik, die entscheidet, welcher Pfad als Nächstes läuft.
• Wartezeit: der Workflow pausiert, bis ein Ereignis eintritt oder eine bestimmte Zeit vergangen ist.

Diese Bausteine lassen sich beliebig verschachteln. So entstehen Prozesse mit mehreren parallelen Ästen, die je nach Bedingung unterschiedliche Aktionen auslösen.

Automation oder Workflow: der Unterschied auf einen Blick

Beide Werkzeuge laufen über denselben Automation Hub. Ein Workflow verbraucht dort allerdings mehr Aktionen als eine einfache Automation: Jeder Schritt in der Sequenz zählt einzeln, nicht die Automation als Ganzes. Das lohnt sich, im Automation Hub im Blick zu behalten, bevor ein Prozess produktiv geht.

Wann brauchst du was

Reicht eine Automation, wenn:

• die Regel auf einem einzigen Board bleibt,
• es um eine einzelne Bedingung und eine oder wenige Aktionen geht,
• kein Team ausserhalb des Boards involviert ist.

Ein Workflow lohnt sich, wenn:

• mehrere Boards oder Teams im selben Prozess zusammenarbeiten,
• der Prozess mehrere Entscheidungspunkte hat, die unterschiedliche Wege auslösen,
• ein Schritt auf eine Rückmeldung warten muss, bevor der nächste startet.

In der Praxis schliessen sich beide nicht aus. Die robusteste Lösung ist oft eine Kombination: Eine einfache Automation erkennt das auslösende Ereignis, ein Workflow übernimmt danach die eigentliche Logik.

Praxisbeispiel: Freigabe löst mehrstufigen Workflow aus

Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Marketingteam plant Kampagnen-Themen auf einem Board. Sobald ein Thema den Status "Genehmigt" erhält, soll automatisch geprüft werden, ob es sich um ein Konzernthema oder ein lokales Thema handelt. Je nach Typ soll das Item in die passende Gruppe verschoben, die zuständige Person benachrichtigt und eine passende Kampagnenvorlage erstellt werden.

Mit einer einfachen Automation liesse sich das nicht abbilden, weil mehrere Aktionen von einer vorgelagerten Bedingung abhängen und parallel in unterschiedliche Richtungen laufen. Genau für solche Fälle sind Workflows gebaut.

Worauf du achten solltest

Zwei Punkte, die bei der Einführung oft übersehen werden:

Workflows verbrauchen mehr Aktionen als einfache Automationen, weil jeder ausgeführte Schritt einzeln zählt. Bei einem Workflow mit fünf Schritten sind das fünf Aktionen pro Durchlauf, nicht eine. Wer viele oder grosse Workflows plant, sollte das monatliche Aktionslimit im eigenen monday.com-Plan im Auge behalten.

monday.com baut die technische Basis für Automationen aktuell um: Seit Januar 2026 wird die Automations-Infrastruktur schrittweise auf die gleiche Basis wie Workflows umgestellt. Für dich als Nutzerin ändert sich an der Bedienung nichts, bestehende Automationen laufen weiter. Für Drittanbieter-Apps, die eigene Automationsbausteine anbieten, gibt es dazu eine Übergangsfrist.

Automation oder Workflow: was du dir merken musst

Eine Automation reicht für die klare Regel auf einem Board. Ein Workflow brauchst du, sobald mehrere Boards, mehrere Bedingungen oder Wartezeiten ins Spiel kommen. Am meisten Sinn ergibt oft die Kombination: die einfache Automation als Türöffner, der Workflow für die eigentliche Prozesslogik dahinter.