monday.com Workflows können heute deutlich mehr als noch vor zwei Jahren: Bausteine mit Bedingungen, ein Code-Baustein und AI-Bausteine decken einen grossen Teil des Alltags bereits ab. Für externe Systeme wie CRM oder ERP und alles ausserhalb von monday.com bleibt Make das richtige Werkzeug. Dieser Artikel zeigt die Einrichtung, eine ehrliche Abgrenzung und sieben Automatisierungen, für die sich Make tatsächlich lohnt.
Verbindung einrichten: API-Token, Webhook oder Polling
Bevor die erste Automatisierung läuft, braucht es eine Verbindung zwischen den beiden Plattformen.
Schritt 1: API-Token generieren
In monday.com navigierst du zu deinem Profilbild, dann zu „Admin“ beziehungsweise „Entwicklerbereich“ und öffnest den Punkt „API“. Dort erstellst oder kopierst du einen persönlichen API-Token. Dieser Token ist an den jeweiligen Benutzer gebunden, achte deshalb darauf, ihn mit einem funktionalen Account statt einem persönlichen Login zu erzeugen, wenn mehrere Personen das Szenario warten.
Schritt 2: Connection in Make erstellen
Füge in einem Make-Szenario das erste monday.com-Modul hinzu und klicke auf „Add connection“. Füge den API-Token ein und speichere. Die Connection steht danach für alle weiteren Module und Szenarien zur Verfügung.
Schritt 3: Webhook vs. Polling wählen
Make bietet für monday.com zwei Arten von Triggern:
- Instant-Module (Webhook): Reagieren sofort, wenn sich in monday.com etwas ändert, zum Beispiel ein neues Item entsteht oder eine Spalte wechselt. Beim Einrichten kopierst du die von Make generierte Webhook-Adresse und hinterlegst sie in monday.com unter „Automate“ beziehungsweise in den Integrationseinstellungen des Boards.
- Watch-Module (Polling): Prüfen in festgelegten Intervallen, ob sich etwas geändert hat. Sinnvoll, wenn kein Instant-Trigger für den gewünschten Fall existiert oder wenn du die Ausführungshäufigkeit bewusst begrenzen willst, etwa um Credits zu sparen.
Für die meisten produktiven Szenarien empfiehlt sich der Webhook-Ansatz, da er ohne Verzögerung reagiert und keine unnötigen Ausführungen erzeugt.
Was du in monday.com selbst lösen solltest
monday.com Workflows sind kein einfacher „Wenn-Dann“-Automatismus mehr. Der Workflow-Builder verkettet Bausteine: Bedingungen für Verzweigungen, ein Code-Baustein für JavaScript-Logik, Genehmigungsbausteine für mehrstufige Freigaben und AI-Bausteine für Textgenerierung, Zusammenfassung, Übersetzung, Sentiment-Analyse und Datenextraktion aus Dokumenten. Wer heute noch triviale Statuswechsel oder eine Board-Duplikation über Make abbildet, baut unnötige Komplexität und zahlt unnötig Credits.
| Aufgabe | monday.com Workflow reicht | Make nötig, Grund |
|---|---|---|
| Status ändert sich, Slack- oder Teams-Nachricht wird verschickt | Ja | - |
| Projekt aus Vorlage klonen (Board oder Gruppe duplizieren, Daten verschieben) | Ja | - |
| Mehrstufige Genehmigung eines Items | Ja, über den Approval-Baustein | - |
| Text zusammenfassen, übersetzen, Sentiment prüfen, Daten aus Dateien extrahieren | Ja, über AI-Bausteine | - |
| Wöchentliche Zusammenfassung als Update innerhalb des Boards | Ja | - |
| Bidirektionaler Sync mit CRM inklusive Feldmapping und Konfliktbehandlung | Nein | Update-Loops, Duplikaterkennung und Feldlogik übersteigen das, was Workflow-Bausteine an Zustand verwalten können |
| Anbindung an SAP oder ein anderes ERP | Nein | Keine monday.com-Standard-App vorhanden, es braucht eine Middleware- oder OData-Anbindung mit eigener Authentifizierung |
| Regelmässiges Board-Backup in externem Storage | Nein | monday.com bietet keine native, versionierte Backup-Funktion, der Papierkorb ersetzt kein Backup |
| PDF- oder Word-Dokumente aus Board-Daten erzeugen | Nein | Kein natives Dokumenten-Rendering in monday.com |
Kurz gesagt: Alles, was innerhalb von monday.com bleibt, gehört in den Workflow-Builder. Sobald ein zweites System mit eigener Logik oder eigenem Datenmodell dazukommt, beginnt der Bereich, in dem Make liefert.
7 Automatisierungen für monday.com mit Make
1. Lead aus Webformular direkt ins Board
Trigger: Neue Übermittlung in einem Webformular (Typeform, WeWeb-Formular oder ähnliches).
Schritte: Make empfängt die Formulardaten per Webhook, prüft mit einem Filter auf Pflichtfelder, erstellt ein Item im Leads-Board von monday.com und befüllt Spalten wie Name, E-Mail, Quelle und Priorität.
Nutzen: Leads landen ohne manuelles Übertragen sofort im CRM-Board, die Reaktionszeit sinkt und kein Lead geht in einem Postfach unter.
2. Offerte als PDF generieren und ans Item hängen
Trigger: Statuswechsel eines Items auf „Offerte erstellen“.
Schritte: Make liest die Item-Daten inklusive Positionen aus, füllt eine Dokumentvorlage mit diesen Werten, exportiert das Dokument als PDF und lädt die Datei als Anhang an das Item hoch.
Nutzen: Offerten entstehen einheitlich formatiert und ohne manuelles Kopieren aus dem Board in ein separates Dokument.
3. Zeiterfassung in die Buchhaltung übertragen
Trigger: Neuer Zeiteintrag in einer Zeiterfassungs-Spalte oder einem verknüpften Subitem.
Schritte: Make erkennt den neuen Eintrag, ordnet ihn dem passenden Projekt und Mitarbeiter zu und überträgt die Stunden per API an das Buchhaltungssystem, zum Beispiel Moco oder bexio.
Nutzen: Stunden müssen nicht doppelt erfasst werden, Abrechnungsdaten sind tagesaktuell.
4. Bidirektionaler Sync mit Salesforce oder HubSpot
Trigger: Neues oder geändertes Item in monday.com, beziehungsweise neuer oder geänderter Datensatz im CRM.
Schritte: Die native Salesforce-Integration von monday.com ist an den Enterprise-Plan sowie ein kostenpflichtiges Add-on gebunden, deckt nur wenige Objekte ab und prüft Bedingungen laut monday.com-Support nur beim Erstellen des Items, nicht laufend. Für HubSpot existiert keine vergleichbare native Zwei-Wege-Integration. Make baut den Sync deshalb auf zwei Seiten auf: ein Szenario je Richtung. Damit sich beide nicht gegenseitig auslösen (Update-Loop), schreibt jede Seite beim Schreiben ein Flag oder einen Zeitstempel, den die andere Seite beim Lesen prüft und überspringt. Für das Feldmapping legst du eine feste Zuordnungstabelle an und definierst pro Feld, welches System bei einem Konflikt gewinnt, üblicherweise das zuletzt geänderte.
Nutzen: Vertrieb und Projektteam arbeiten in ihrem gewohnten System, ohne doppelte Datenpflege und ohne die Objekt- und Lizenzbeschränkungen der nativen Integration.
5. SAP- oder ERP-Anbindung für Auftrags- und Stammdaten
Trigger: Zeitplan (zum Beispiel stündlich) oder neuer Auftrag im ERP.
Schritte: Für monday.com existiert keine offizielle SAP-App. Moderne SAP-Systeme wie S/4HANA stellen ihre Daten meist über OData-Services (SAP Gateway) bereit, ältere ECC-Landschaften oft nur über BAPI/RFC-Schnittstellen, für die eine Middleware oder ein REST-Proxy nötig ist, da Make nicht direkt mit BAPI/RFC spricht. Für S/4HANA bietet Make bereits Trigger für Belege wie Verkaufsbelege, Bestellungen und Geschäftspartner, kombiniert mit monday.com-Aktionen zum Erstellen oder Aktualisieren von Items. Die Authentifizierung läuft je nach Setup über OAuth2 oder Basic Auth gegen den OData-Service. Make liest Auftrags- oder Stammdaten aus SAP, bildet sie auf ein Board ab und schreibt Statusänderungen bei Bedarf zurück.
Nutzen: Auftragsdaten aus SAP sind für das Projektteam direkt in monday.com sichtbar, ohne Systemwechsel oder manuelles Abtippen.
6. Rechnung bei Statuswechsel automatisch erstellen
Trigger: Statusspalte eines Auftrags-Items wechselt auf „Abgeschlossen“.
Schritte: Make liest Kundendaten und Positionen aus dem Item, erstellt darauf basierend eine Rechnung im Buchhaltungssystem und schreibt die Rechnungsnummer zurück ins Item.
Nutzen: Der Übergang von Projektabschluss zu Rechnungsstellung geht ohne Medienbruch, Rechnungen werden nicht vergessen.
7. Board-Backup und Datenexport in eigenen Storage
Trigger: Zeitplan, zum Beispiel täglich nachts.
Schritte: Der Papierkorb von monday.com ist kein Backup: Gelöschte Items sind nur begrenzt lange wiederherstellbar und eine echte Versionierung fehlt. Make fragt deshalb regelmässig über die GraphQL-API die Items eines Boards ab, inklusive Updates, Subitems und angehängter Dateien, und schreibt die Daten strukturiert nach S3, SharePoint oder Google Drive. Die monday.com-API arbeitet mit einem Complexity-Budget statt einfachen Request-Limits (persönliche Token: aktuell 10 Millionen Punkte pro Minute), deshalb müssen grosse Boards paginiert abgefragt werden, mit schlanken Feldabfragen, um nicht in eine ComplexityException zu laufen. Bei grossen Accounts lohnt es sich, den Export auf mehrere Läufe zu verteilen.
Nutzen: Board-Daten bleiben auch bei versehentlichem Löschen, einem fehlerhaften Bulk-Update oder einem Konto-Problem wiederherstellbar, unabhängig von den eingeschränkten Wiederherstellungsfristen von monday.com. Als monday.com Platinum Partner arbeitet Blinno derzeit an einem eigenen Backup-Produkt für monday.com; mehr dazu folgt, sobald es verfügbar ist.
Grenzen der monday.com-Bordmittel gegenüber Make
Die integrierten Workflows von monday.com eignen sich mittlerweile für deutlich mehr als früher: Status setzt Datum, Person erhält Benachrichtigung, aber auch mehrstufige Genehmigungen, Board-Duplikation und AI-gestützte Textverarbeitung. Sobald eines der folgenden Kriterien zutrifft, stösst man an Grenzen:
| Anforderung | monday.com Workflow | Make |
|---|---|---|
| Verbindung zu externen Systemen ohne oder mit eingeschränkter Standard-App (SAP, viele ERPs) | Nicht vorgesehen | Über 2'500 Apps, plus HTTP-Modul für beliebige APIs |
| Bidirektionaler Sync mit Konfliktbehandlung und Schutz vor Update-Loops | Nicht vorgesehen | Eigene Zustandslogik pro Szenario steuerbar |
| Freie Datenverarbeitung (Formatierung, Berechnung, Aggregation über mehrere Quellen) | Nur über den Code-Baustein, begrenzt auf ein Board | Eingebaute Tools-, Text- und Array-Funktionen über beliebige Datenquellen |
| Fehlerbehandlung bei fehlgeschlagenen Schritten über mehrere Systeme hinweg | Nicht vorgesehen | Error-Handler-Directives, Retry, Incomplete Executions |
| Dokumenterstellung (PDF, Word) und Datenexport in externen Storage | Nicht möglich | Über PDF-/Dokument-Module, Storage-Apps oder HTTP |
Für board-interne Automatisierungen lohnt sich Make also nicht mehr zwingend. Sobald aber Systemgrenzen überschritten werden oder Daten extern gesichert werden sollen, liefert Make die notwendige Flexibilität.
Praxisbeispiel: Von der Anfrage zur Rechnung, plus CRM und Backup im Hintergrund
Ein KMU mit rund 15 Mitarbeitenden nutzt ein monday.com-Board für Kundenprojekte. Eine Kundenanfrage über das Webformular erstellt automatisch ein Item im Leads-Board (1). Nach Zusage wird eine Offerte als PDF generiert (2). Läuft das Projekt, fliessen erfasste Zeiten automatisch in die Buchhaltung (3), nach Abschluss entsteht automatisch die Rechnung (6). Parallel synchronisiert der Vertrieb Opportunities zwischen monday.com und HubSpot (4), während das produzierende Team Auftragsdaten aus SAP im Projekt-Board sieht (5). Jede Nacht sichert ein separates Szenario alle Boards extern (7). Board-interne Statuswechsel, Benachrichtigungen und die Projektvorlage laufen daneben weiterhin ganz normal über monday.com Workflows.
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