Der Alltag in HR-Teams: viel Koordination, wenig Zeit für Menschen

Ein Personalvermittler, der 300 Bewerbungen für eine Stelle sichten muss. Eine HR-Verantwortliche, die Interviewtermine zwischen drei Personen und einem Kandidaten abstimmt. Ein Onboarding, das über vier Abteilungen läuft und bei dem niemand den vollständigen Überblick hat. Das sind keine Ausnahmefälle, sondern der Normalzustand in vielen HR-Abteilungen.

monday.com positioniert seine AI-Funktionen für HR genau bei diesem Problem: nicht als Ersatz für Personalentscheidungen, sondern als Entlastung bei der Koordination drumherum. Die Plattform bündelt dafür vier Bausteine: monday sidekick, AI Blocks, monday vibe und dedizierte HR-Agents.

monday Sidekick für HR: der AI-Assistent für Personendaten

Sidekick ist der Chat-basierte AI-Assistent, der direkt auf die Daten im Workspace zugreift. Für HR-Teams heisst das konkret:

Profile zusammenfassen: Statt eine Mitarbeiter- oder Kandidatenakte manuell zu durchsuchen, fragt man Sidekick nach einer Zusammenfassung. Das Tool liefert Rolle, Amtszeit, Performance-Einschätzung und das letzte Mitarbeitergespräch-Feedback in Sekunden.

Daten bleiben aktuell, ohne manuellen Aufwand: Sidekick gleicht Personendaten und HR-Workflows automatisch mit der Realität ab, etwa wenn sich ein Bewerbungsstatus ändert oder eine Deadline verstreicht.

Frühwarnsignale statt Überraschungen. Sidekick erkennt Muster in Feedback, Engagement und Auslastung und meldet, wenn sich über mehrere Rückmeldungen hinweg wiederkehrende Bedenken zeigen, etwa zu Arbeitsbelastung oder Klarheit von Aufgaben. Das gibt HR und Führungskräften die Möglichkeit, vor einer Eskalation zu reagieren statt danach.

‍

monday AI Blocks: fertige AI-Bausteine für bestehende Workflows

AI Blocks sind einzelne, sofort einsetzbare AI-Aktionen, die man in einen bestehenden Workflow einbaut, ohne den Workflow selbst neu zu bauen. Für HR relevant sind vor allem drei:

Lebenslauf zum Profil: Der Block extrahiert Kerndaten aus einem CV (Name, Kontakt, Berufserfahrung, Ausbildung) und wandelt sie automatisch in ein strukturiertes Kandidatenprofil um. Der manuelle Abtippschritt entfällt.

Früherkennung von Risiken: Der Block analysiert eingehendes Feedback auf Sentiment-Verschiebungen und wiederkehrende Muster, bevor daraus ein grösseres Problem wird.

Intelligente Priorisierung von Anfragen: HR-Anfragen (etwa Freistellungswünsche oder Onboarding-Aufgaben) werden automatisch nach Dringlichkeit sortiert und an die richtige verantwortliche Person weitergeleitet.

‍

Die drei HR-Agents im Detail

Während Sidekick und Blocks einzelne Aufgaben übernehmen, arbeiten Agents einen ganzen Teilprozess End-to-End ab, inklusive Übergabepunkten an Menschen für die finale Entscheidung.

Kandidaten-Research-Agent

Der Agent durchsucht mehrere Quellen (LinkedIn, Jobbörsen, Referrals) parallel, rankt Kandidaten anhand definierter Kriterien und lernt aus dem Feedback von Personalvermittlern dazu. Nach Freigabe durch den Personalvermittler kontaktiert er Kandidaten mit einer personalisierten Nachrichtenfolge. Der Mensch prüft die vorgeschlagene Shortlist und konzentriert sich auf die Gespräche, die wirklich zählen, statt auf die Suche selbst.

‍

Agent der Bewerbungen filtert

Trifft bei einer offenen Stelle innerhalb von 48 Stunden 300 Bewerbungen ein, wird es ohne Automatisierung schnell unübersichtlich. Der Screening-Agent bewertet jede Bewerbung gegen die definierten Kriterien der Stelle, markiert die stärksten Kandidaturen automatisch für die nächste Runde und benachrichtigt Bewerbende ohne Fit direkt. Der Recruiter sieht nur noch die vorgefilterten, kriterienbasierten Treffer und kann sich auf die Bewertung konzentrieren statt auf das Durchblättern.

‍

Interview-Planungs-Agent

Die Terminfindung über mehrere Interviewrunden hinweg kostet oft mehr Zeit als das Interview selbst. Der Planungs-Agent gleicht die Verfügbarkeit von Kandidat und Interviewteam automatisch ab, lässt Kandidaten selbst gegen die freien Slots buchen und übernimmt Bestätigungen, Erinnerungen und Umbuchungen ohne manuellen Eingriff. Das Team sieht die Ergebnisse im Board, ohne den Koordinationsaufwand.

Wichtig für die Einordnung: monday.com hat sein Agent-Portfolio seit der ersten Ankündigung erweitert. Neben den drei genannten gibt es inzwischen zusätzlich einen Onboarding-, einen Coordinator-, einen Feedback- und einen Knowledge-Agent für HR. Wer den vollen Recruiting-Funnel abdecken will, kombiniert die Bausteine nach Bedarf statt sich auf drei Agents zu beschränken.

‍

‍

monday Vibe: eigene HR-Tools ohne Code bauen

monday Vibe ist der No-Code-App-Builder von monday.com. Für HR-Teams heisst das: eine Beschreibung des Bedarfs reicht, um eine massgeschneiderte App zu erhalten, ohne IT-Ticket. Drei Beispiele aus der Praxis, die monday.com selbst zeigt:

• Ein Organigramm, das sich automatisch mit der aktuellen Unternehmensstruktur aktualisiert.
• Ein Employee-Resource-Portal, über das Mitarbeitende Richtlinien, Anleitungen und Antworten selbst finden, statt bei HR nachzufragen.
• Ein Onboarding Command Center, das jeden neuen Mitarbeitenden vom ersten Tag an mit offenen Aufgaben, Verantwortlichen und Blockern trackt.

Was kostet monday AI im HR-Einsatz

monday.com nutzt für alle AI-Funktionen (Sidekick, AI Blocks, Agents, AI Notetaker, monday vibe, AI Workflows) ein einheitliches Credit-System. Beim Kauf eines Plans erhält man sowohl Seats für die Nutzer als auch ein monatliches Credit-Kontingent:

• Basic: 1'000 Credits pro Monat
• Standard: wählbar zwischen 2'000, 4'000 oder 8'000 Credits
• Pro: wählbar zwischen 3'000, 4'000, 8'000 oder 20'000 Credits
• Enterprise: individuelles Kontingent, nur über den Vertrieb

Der Verbrauch unterscheidet sich je Funktion deutlich: Ein AI Block kostet rund 8 Credits pro Aktion, der AI Notetaker etwa 120 Credits pro Stunde. Sidekick und die Agents liegen je nach Komplexität der Anfrage zwischen 10 und über 250 Credits. Für ein KMU mit wenigen offenen Stellen reicht das Standard-Kontingent oft aus, bei laufendem Recruiting über mehrere Rollen gleichzeitig lohnt sich ein Blick auf Pro. Konkrete CHF-Preise nennt monday.com nicht öffentlich in Credit-Form, sondern nur über die aktuelle Preisseite, da sich Staffelungen laufend ändern.

‍

Aus der Praxis: Blinno setzt monday.com HR-Workflows für KMU um

Als monday.com Platinum Partner setzt Blinno solche HR-Workflows für Schweizer KMU um, von der Automatisierung des Recruiting-Prozesses bis zur Verknüpfung von HR-Boards mit bestehenden Systemen in Finance oder IT. Über 400 Integrationen lassen sich an monday.com anbinden, wodurch ein HR-Agent nicht isoliert arbeitet, sondern zum Beispiel einen Onboarding-Task direkt an IT oder Payroll weitergeben kann. Über 638 abgeschlossene Projekte zeigen: Der grössere Hebel liegt selten im einzelnen Agent, sondern im saubersitzenden Zusammenspiel der Boards, Automationen und Integrationen dahinter.

Fazit

monday AI ersetzt keine Personalentscheidung. Es übernimmt die Koordinationsarbeit davor und danach: Kandidaten finden und vorsortieren, Termine abgleichen, Daten aktuell halten, Frühwarnsignale erkennen. Für HR-Teams, die mit begrenzten Ressourcen mehrere offene Stellen gleichzeitig besetzen müssen, ist das ein konkreter Zeitgewinn, kein Marketingversprechen. Wer prüfen will, ob sich der Einsatz für die eigene Teamgrösse und den eigenen Recruiting-Aufwand lohnt, kann sich unverbindlich von Blinno beraten lassen.