AI-Agent in Make automatisiert die Auftragserfassung aus E-Mails – vemove Fahrzeuglogistik

Überblick Firma

vemove organisiert Fahrzeugtransporte für Unternehmen in ganz Europa. Muss ein Autohaus, ein Autovermieter oder eine Leasingfirma ein Fahrzeug von A nach B bringen, bucht sie den Transport über die Plattform von vemove. Gefahren wird über ein Netzwerk von über 2'500 Transportpartnern.

Ausgangssituation

Viele Kunden bestellen ihre Transporte ganz klassisch per E-Mail. Mal stehen die Angaben im Text, mal in einem PDF, mal sind es gleich mehrere Fahrzeuge in einer Nachricht. Das Team las jede dieser E-Mails und übertrug die Angaben von Hand ins eigene System. Bei Tausenden E-Mails im Jahr war das viel Routinearbeit. Oft fehlte zudem die genaue Abhol- oder Lieferadresse, die erst nachgeschlagen werden musste.

Lösung

Gemeinsam mit vemove haben wir einen AI-Agenten gebaut. Du kannst ihn dir wie einen digitalen Mitarbeiter vorstellen, der das Auftragspostfach im Blick behält. Kommt eine neue E-Mail rein, liest er sie samt Anhang, erkennt, welcher Kunde schreibt, und holt die wichtigen Angaben heraus: welches Fahrzeug, von wo nach wo und bis wann.

Fehlt etwas, schaut der Agent in den hinterlegten Kundendaten nach und ergänzt zum Beispiel die Abholadresse. Danach trägt er den Auftrag direkt im System von vemove ein. Ist er sich bei einem Auftrag nicht sicher, legt er ihn als Entwurf ab, damit jemand aus dem Team kurz drüberschaut.

Damit der Agent auch Spezialfälle richtig behandelt, haben wir zusammen mit vemove ein umfangreiches Regelwerk erarbeitet.

Die Technik dahinter

• Make: Die Automatisierungsplattform bildet das Fundament. Hier läuft der ganze Ablauf, vom Abholen der E-Mail bis zum Eintrag im System.
• Make AI Agent: Der AI-Agent in Make liest die E-Mails, versteht den Inhalt und entscheidet anhand des Regelwerks, was mit jedem Auftrag passiert.
• Microsoft Outlook: Über das Outlook-Postfach kommen die Aufträge rein. Make greift direkt darauf zu.
• Make Data Store: In dieser Datenablage sind die Kundendaten hinterlegt, etwa Abhol- und Lieferadressen. Hier schaut der Agent nach, wenn in einer E-Mail etwas fehlt.
• GPT-5.6 Luna von OpenAI: Dieses KI-Modell sorgt dafür, dass der Agent E-Mails lesen und verstehen kann. Die Lösung würde natürlich auch mit anderen AI-Tools funktionieren.
• Schnittstelle zum vemove-System: Über eine direkte Verbindung (API) trägt der Agent die fertigen Aufträge im System von vemove ein.