Ein neuer Mitarbeiter startet am Montag, aber der Laptop ist nicht bestellt, das E-Mail-Konto fehlt, und niemand hat den Einführungstermin im Kalender. Solche Pannen entstehen selten aus Nachlässigkeit, sondern weil HR-Prozesse über E-Mails, Excel-Listen und Zuruf laufen. Dieser Artikel gibt dir eine Übersicht über die wichtigsten HR-Prozesse, zeigt, welche sich zuerst zum Digitalisieren lohnen, und erklärt, worauf Schweizer Unternehmen beim Datenschutz achten müssen.
Was sind HR-Prozesse?
HR-Prozesse sind die wiederkehrenden Abläufe im Personalwesen, von der Stellenausschreibung bis zum Austritt einer Mitarbeiterin. Sie legen fest, wer welchen Schritt erledigt, welche Informationen dabei gebraucht werden und wann etwas abgeschlossen ist. Entlang des Mitarbeiter-Lebenszyklus sind das vor allem diese Prozesse:
- Recruiting: Stelle ausschreiben, Bewerbungen sammeln, Interviews planen, Zusagen und Absagen verschicken
- Onboarding: Vertrag, Konten, Hardware, Einführungstermine und erste Wochen organisieren
- Absenzen und Zeiterfassung: Ferien, Krankheit und Arbeitszeiten erfassen und freigeben
- Entwicklung und Mitarbeitergespräche: Ziele, Feedback und Weiterbildungen planen
- Lohn und Personaldaten: Personaldossier führen und Lohnabrechnung vorbereiten
- Offboarding: Zugriffe entfernen, Material zurückholen, Arbeitszeugnis erstellen
Welche HR-Prozesse sich zuerst zum Digitalisieren lohnen
Digitalisierung im Personalwesen heisst nicht, alles auf einmal umzustellen. Am meisten bringen die Prozesse, die häufig vorkommen, viele Personen betreffen und heute über E-Mail oder Papier laufen.
Recruiting
Ohne System liegen Bewerbungen in verschiedenen Postfächern, und niemand weiss, wer schon eine Antwort bekommen hat. Mit einem Bewerbungs-Board landet jede Bewerbung automatisch aus dem Formular oder Jobportal im selben Überblick. Jede Phase, vom Eingang bis zur Zusage, ist sichtbar, und Absagen gehen nicht vergessen.
Onboarding
Das Onboarding ist meist der grösste Hebel, weil HR, IT, Vorgesetzte und das Team beteiligt sind. Eine digitale Checkliste, die mit der Vertragsunterzeichnung startet, sorgt dafür, dass alle ihre Aufgaben rechtzeitig bekommen.
Absenzen und Zeiterfassung
Ferienanträge per E-Mail, eine Excel-Liste für die Planung, der Saldo auf einem separaten Blatt: Hier entstehen schnell Fehler. Ein digitales Antragsformular mit Freigabe durch die vorgesetzte Person und automatischer Eintragung im Teamkalender spart Rückfragen.
Offboarding
Beim Austritt geht oft vergessen, Zugriffe zu entfernen. Das ist nicht nur unordentlich, sondern ein Sicherheitsrisiko. Eine Offboarding-Checkliste, die IT, Vorgesetzte und HR automatisch einbezieht, stellt sicher, dass am letzten Arbeitstag alles erledigt ist.
Beispiel: ein digitaler Onboarding-Ablauf
So könnte ein Onboarding mit monday.com und Make aussehen:
- Sobald der Vertrag unterschrieben ist, setzt HR den Status im Personal-Board auf "Zusage".
- Make erstellt automatisch ein Onboarding-Item mit einer Checkliste und verteilt die Aufgaben: IT bestellt Hardware, die vorgesetzte Person plant die erste Woche, das Team bereitet den Arbeitsplatz vor.
- Eine Woche vor dem Start legt Make das E-Mail-Konto in Microsoft 365 oder Google Workspace an und bucht die Einführungstermine im Kalender.
- Am ersten Arbeitstag geht eine Willkommens-E-Mail mit Tagesplan und Ansprechpersonen raus.
- Nach 30 Tagen bekommt die neue Mitarbeiterin ein kurzes Feedback-Formular, dessen Antworten wieder im Board landen.
HR sieht jederzeit, welche Schritte erledigt sind und wo es hängt. Wie du einen solchen Ablauf in Make aufbaust, zeigt unser Einstieg:
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