Kontakte in Excel, Offerten im Mailpostfach, der Stand eines Deals nur im Kopf der Verkäuferin: So arbeiten viele KMU, bis das Team wächst und Informationen verloren gehen. Ein CRM-System bündelt diese Daten an einem Ort. Die Auswahl ist gross, und die Preismodelle haben sich 2026 bei mehreren Anbietern geändert. Dieser Vergleich zeigt dir, was monday CRM, Salesforce, Pipedrive, HubSpot und Zoho CRM heute kosten, was die Gratis-Pläne wirklich können und worauf Schweizer Unternehmen beim Datenschutz achten sollten.
Worauf KMU bei der CRM-Wahl 2026 achten sollten
Ein CRM verwaltet Kontakte, Firmen und Deals und zeigt, wo jede Verkaufschance in der Pipeline steht. Die Grundfunktionen bieten alle fünf Systeme in diesem Vergleich. Die Unterschiede liegen woanders:
- Ab welchem Plan Automationen enthalten sind, etwa automatische Follow-up-Aufgaben oder Statuswechsel
- Welche AI-Funktionen es gibt und ob sie im Grundpreis enthalten sind
- Wie gut sich das CRM mit E-Mail, Kalender, Buchhaltung und Projektmanagement verbinden lässt
- Wo die Daten gespeichert werden
- Was das System kostet, wenn das Team von 5 auf 20 Personen wächst
Der letzte Punkt wird oft unterschätzt. Bei mehreren Anbietern liegt der grösste Preissprung nicht zwischen Gratis und dem ersten bezahlten Plan, sondern eine Stufe darüber, dort wo Automationen freigeschaltet werden.
Die 5 CRM-Systeme im Überblick
Die Preise gelten pro Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung, Stand September 2026. Alle Anbieter weisen ihre Preise in USD aus und passen sie regelmässig an. Prüfe vor dem Kauf die aktuelle Preisseite.
Die fünf Systeme im Detail
monday CRM
monday CRM läuft auf derselben Plattform wie die monday AI Work Platform. Deals, Kontakte und Aktivitäten liegen in Boards, die du frei anpassen kannst. Das ist die grösste Stärke: Wenn ein Deal gewonnen ist, kann daraus automatisch ein Projekt entstehen, das das Delivery-Team im selben System weiterführt. Die Pipeline lässt sich ohne Programmierkenntnisse an den eigenen Verkaufsprozess anpassen, auch wenn dieser nicht dem Standard-Schema Lead, Angebot, Abschluss folgt.
Bei den AI-Funktionen erstellt monday CRM E-Mail-Entwürfe mit Kontext zum Kunden, fasst Kommunikationsverläufe zusammen und kann über AI-Agents zum Beispiel neue Leads qualifizieren. Für E-Mail-Marketing gibt es monday campaigns.
Die Grenzen: Einen Gratis-Plan gibt es für monday CRM nicht, nur eine Testphase. Seats werden in Paketen verkauft, mindestens 3. Im Standard-Plan sind 250 Automations-Aktionen pro Monat enthalten, was aktive Teams schnell aufbrauchen. Bei der Marketing-Automation reicht monday CRM nicht so tief wie HubSpot.
Preise
- Basic 12 USD
- Standard 17 USD
- Pro 28 USD pro Seat und Monat bei jährlicher Zahlung.
Der Ultimate-Plan wird individuell offeriert.
Salesforce
Salesforce ist das umfangreichste System in diesem Vergleich. Vertrieb, Service und Marketing lassen sich tief anpassen, und über den AppExchange gibt es tausende Erweiterungen. Mit Agentforce bietet Salesforce AI-Agents, die in den Vertriebsprozess eingebunden werden. Die Starter Suite für kleine Unternehmen bündelt Grundfunktionen für Vertrieb, Service und Marketing und enthält Slack.
Die Grenzen: Der Sprung von der Starter Suite (25 USD) zur Pro Suite (100 USD) ist gross, und viele Anpassungs- und Automationsfunktionen gibt es erst ab Pro. Die Einrichtung ist aufwändiger als bei den anderen Systemen, grössere Installationen brauchen in der Regel eine Person, die Salesforce administriert.
Preise
- Starter Suite 25 USD
- Pro Suite 100 USD pro Nutzer und Monat.
Die höheren Editionen kosten deutlich mehr. Alle Editionen lassen sich 30 Tage testen. Einen genaueren Vergleich findest du in unserem Artikel monday CRM vs. Salesforce.
Pipedrive
Pipedrive ist ein reines Vertriebs-CRM. Die visuelle Pipeline steht im Zentrum, und Vertriebsteams kommen schnell damit zurecht. Seit der Umstellung Ende 2025 hat Pipedrive vier Pläne: Lite, Growth, Premium und Ultimate. AI-Funktionen wie die Erstellung von Berichten sind ab Lite enthalten.
Die Grenzen: Automationen gibt es erst ab dem Growth-Plan für 39 USD. Funktionen für Lead-Generierung und Projekte kosten in den unteren Plänen extra. Einen dauerhaft kostenlosen Plan gibt es nicht. Für Marketing und Projektarbeit braucht es meist zusätzliche Tools.
Preise
- Lite ab 14 USD
- Growth ab 39 USD pro Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung.
Bei den höheren Plänen weichen die Angaben aktuell voneinander ab, prüfe sie direkt bei Pipedrive.
HubSpot
HubSpot hat den bekanntesten Gratis-Plan im CRM-Markt. Kontakte, Deals, Formulare und einfaches E-Mail-Marketing mit HubSpot-Branding sind kostenlos. Die Stärke liegt im Zusammenspiel von Marketing und Vertrieb: Wer Leads über Website, Newsletter und Social Media gewinnt, hat bei HubSpot alles in einer Datenbank. Die AI-Funktionen laufen unter dem Namen Breeze.
Die Grenzen: Workflow-Automationen und E-Mail-Sequenzen gibt es im Sales Hub erst ab Professional für rund 100 USD pro Seat, dazu kommt eine einmalige Onboarding-Gebühr von 1'500 USD. Die Kosten steigen deshalb stark, sobald ein Team über die Grundfunktionen hinauswill.
Preise
- Starter ab 15 USD pro Seat bei jährlicher Vorauszahlung
- 20 USD bei monatlicher Zahlung.
HubSpot bietet für Neukunden regelmässig Aktionspreise an. Mehr dazu in unserem Vergleich monday CRM und HubSpot.
Zoho CRM
Zoho CRM bietet viel Funktion für wenig Geld. Der Gratis-Plan für bis zu 3 Nutzer ist dauerhaft kostenlos, der Standard-Plan kostet 14 USD. Zoho lohnt sich besonders, wenn ihr bereits andere Zoho-Produkte wie Zoho Books oder Zoho Desk nutzt, weil alles aus einer Hand kommt.
Die Grenzen: Der AI-Assistent Zia ist erst ab dem Enterprise-Plan für 40 USD verfügbar. Die Oberfläche ist weniger intuitiv als bei monday CRM oder Pipedrive. In Bewertungen auf G2 wird regelmässig der Einarbeitungsaufwand erwähnt.
Preise
- Standard 14 USD
- Professional 23 USD
- Enterprise 40 USD
- Ultimate 52 USD pro Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung
Kostenlose CRM-Systeme im Vergleich: was die Limits bedeuten
Drei der fünf Anbieter haben einen dauerhaft kostenlosen Plan: HubSpot, Zoho und Salesforce. monday CRM und Pipedrive bieten nur eine befristete Testphase.
Zoho CRM Free erlaubt bis zu 3 Nutzer mit Kontakten, Deals, Aufgaben und Standardberichten. Die Salesforce Free Suite ist auf 2 Nutzer beschränkt. HubSpot hat seine Limits für neue Gratis-Accounts 2024 angepasst. Prüfe die aktuelle Nutzer- und Kontaktgrenze deshalb direkt bei HubSpot, bevor du planst.
Allen Gratis-Plänen fehlen die Funktionen, die ein CRM im Alltag wertvoll machen: automatische Follow-ups, Lead-Zuweisung und Integrationen in die Buchhaltung. Für eine Person oder ein Zweierteam, das Kontakte und Deals sauber erfassen will, reicht ein Gratis-Plan. Sobald mehrere Personen im Vertrieb arbeiten, lohnt sich der Vergleich der bezahlten Pläne mit Automationen.
CRM mit Marketing-Funktionen: wer was mitbringt
Wenn Marketing und Vertrieb eng zusammenarbeiten sollen, ist HubSpot am stärksten. E-Mail-Marketing, Landingpages, Formulare und Lead-Scoring greifen auf dieselben Kontaktdaten zu wie der Vertrieb. Die Marketing-Automation kostet allerdings deutlich mehr als das CRM allein.
Salesforce enthält bereits in der Starter Suite Grundfunktionen für E-Mail-Marketing, die umfassende Marketing-Automation ist ein separates Produkt. monday CRM deckt mit monday campaigns E-Mail-Kampagnen direkt aus dem CRM ab. Zoho verbindet Marketing über weitere Zoho-Apps. Pipedrive ist am stärksten auf den Vertrieb ausgerichtet und braucht für Marketing Zusatzmodule oder externe Tools.
CRM für Schweizer KMU: Hosting, DSG und Buchhaltung
Alle fünf Anbieter haben ihren Hauptsitz ausserhalb der Schweiz und der EU, bieten aber eine Datenhaltung in der EU an: monday CRM in Deutschland, HubSpot und Pipedrive in Frankfurt, Salesforce über die Hyperforce EU Operating Zone und Zoho über ein wählbares EU-Rechenzentrum.
Für das Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) ist das relevant: Der Bundesrat anerkennt die EU- und EWR-Staaten als Länder mit angemessenem Datenschutz. Daten in einem EU-Rechenzentrum sind deshalb einfacher zu handhaben als Daten in den USA. Bei US-Anbietern solltest du zusätzlich prüfen, ob sie unter dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert sind oder Standardvertragsklauseln anbieten. Einen Auftragsverarbeitungsvertrag (DPA) bieten alle fünf an.
Wichtig ist für Schweizer KMU auch die Anbindung an die Buchhaltung. Wenn Offerten und Rechnungen in Bexio oder Abacus laufen, sollten Kunden- und Auftragsdaten nicht doppelt gepflegt werden. Je nach CRM geht das über eine native Integration oder eine Automatisierungsplattform wie Make. Mehr dazu in unseren Artikeln zu Bexio und zum Vergleich monday.com und Abacus.
Welches CRM passt zu welchem Unternehmen?
Wenn ihr Vertrieb, Projektabwicklung und Aufgaben in einem System führen wollt und euer Verkaufsprozess nicht dem Standard entspricht, passt monday CRM. Das gilt besonders für Dienstleister, Agenturen und Unternehmen, bei denen nach dem Abschluss ein Projekt startet.
Bei einem grossen Vertriebsteam mit mehreren Regionen, komplexen Freigaben und Budget für eine eigene Administration ist Salesforce die naheliegende Wahl.
Braucht ein kleines Vertriebsteam vor allem eine saubere Pipeline und schnelle Einführung, ist Pipedrive eine gute Option.
Gewinnt ihr eure Leads hauptsächlich über Website und Content, ist HubSpot stark, sofern das Budget für die Professional-Pläne vorhanden ist.
Bei knappem Budget oder wenn ihr bereits Zoho-Produkte nutzt, lohnt sich Zoho CRM.
Unabhängig vom System: Teste zwei oder drei Kandidaten mit einem echten Ablauf aus deinem Alltag, zum Beispiel von der Anfrage bis zur Offerte. So merkst du schnell, welches Tool dein Team tatsächlich nutzen wird. Was ein CRM grundsätzlich leisten sollte, erklären wir im Artikel Was macht ein CRM?
monday CRM mit Blinno einführen
Blinno ist der einzige monday.com Partner in der DACH-Region mit dem offiziellen CRM Specialist Partner Badge. Wir richten monday CRM auf euren Verkaufsprozess ein, binden bestehende Tools wie E-Mail, Buchhaltung oder Website-Formulare an und schulen euer Team. Wie eine Einführung konkret abläuft, zeigen wir im Artikel zur monday CRM Implementierung. Beispiele aus der Praxis findest du unter monday CRM Anwendungsbeispiele.
Du bist unsicher, welches CRM zu euch passt? Buche ein kostenloses Erstgespräch mit uns.
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