Wintimmo Treuhand und Verwaltungs AG ist ein Immobilienunternehmen, spezialisiert auf die professionelle Bewirtschaftung, Verwaltung und Vermarktung von Mietliegenschaften. Wintimmo übernimmt für Eigentümer sämtliche administrativen, technischen und finanziellen Aufgaben rund um die Immobilie und sorgt so für eine nachhaltige Wertsteigerung und Entlastung der Kunden.
Ausgangssituation
Das Unternehmen erhält täglich eine hohe Anzahl an Kundenanrufen, wobei viele Anrufer ihre Anliegen auf dem Anrufbeantworter hinterlassen. Das manuelle Abhören und Weiterleiten dieser Voicemails kostete viel Zeit und verzögerte die Bearbeitung von Anfragen. Gemeinsam mit Blinno sollte ein automatisierter Prozess entstehen, der diesen Aufwand reduziert und die Reaktionszeit verbessert.
Lösung
Die Voicemail-Aufzeichnungen werden mit unserer Lösung nun automatisch an ein zentrales E-Mail-Postfach weitergeleitet. Eine Regel im Postfach leitet die eingehenden Nachrichten direkt an ein Make-Szenario weiter. Dort wird die Audiodatei mithilfe eines KI-Dienstes transkribiert und gleichzeitig erkennt das System anhand der E-Mail-Information, an wen die Nachricht gerichtet ist, und sendet den formatierten Transkripttext direkt an die zuständige Person im Team weiter.
Die Lösung nutzt ein bewährtes KI-Modell zur Spracherkennung und liefert eine verlässliche Transkription – ganz ohne manuelle Zwischenschritte. Durch die nahtlose Verbindung von Make, Outlook und dem Transkriptionsdienst entstand ein effizienter Workflow, der sich problemlos in die bestehende IT-Struktur einfügt.
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