Was ist ein Admin?

Ein Admin ist so etwas wie ein "Super-Benutzer", der das gesamte Konto überblicken kann. Er verwaltet alles von Benutzern und Boards bis hin zu Sicherheit und Abrechnung. So kann ein Teammitglied (oder auch mehrere) sein oder ihr Team effektiv und sicher verwalten.

Teammitglieder

Teammitglieder sind Kolleginnen und Kollegen in deiner Abteilung oder Organisation, mit denen du täglich zusammenarbeitest. Sie können alle Informationen auf den Haupt-Boards sehen und werden eingeladen, um auf teilbaren und privaten Boards zusammenzuarbeiten.

Es gibt zwei Arten von Teammitgliedern: Mitglieder und Betrachter.

Mitglieder

Ein Mitglied gehört zu der Art von Teammitgliedern, die Bearbeitungsrechte an den Boards eines Kontos haben. Ein Mitglied kann Folgendes tun (sowie ein Admin natürlich auch):

• Ein Board erstellen und bearbeiten
• Elemente erstellen und bearbeiten
• Ordner erstellen und bearbeiten
• Andere Mitglieder in ein Board und Element einladen
• Alle Haupt-Boards anzeigen
• Zu teilbaren oder privaten Boards eingeladen werden
• Sein oder ihr Profil bearbeiten
• Kommunizieren und Anhänge hinzufügen

Die Anzahl der Mitglieder, die du zu deinem Konto einladen kannst, hängt vom gekauften Paket ab. Hast du zum Beispiel das Standard-Paket mit 10 Benutzern erworben, kannst du bis zu 10 Benutzer einladen.

Betrachter

Betrachter sind eine andere Art von Benutzern, die du zu deinem monday.com Konto einladen kannst. Wie Teammitglieder haben sie Zugriff auf den Haupt-Board-Bereich und die teilbaren oder privaten Boards, die du mit ihnen teilst. Der Unterschied: Sie können Boards nur anzeigen und haben keine Bearbeitungsrechte.

Ein Betrachter kann:

• Alle Haupt-Boards von beliebigen offenen Arbeitsbereichen auf dem Konto anzeigen (und alle privaten Arbeitsbereiche, zu denen er oder sie hinzugefügt wurde)
• Ein Element öffnen und Updates lesen
• In einem Board suchen oder filtern
• Zu teilbaren oder privaten Boards eingeladen werden
• Seinen oder ihren Profilabschnitt bearbeiten
• Neue Betrachter einladen (sofern der Admin diese Einstellung nicht blockiert)
• Board-Ansichten öffnen
• Einem Team zugewiesen werden
• Zu einem Team hinzugefügt werden
• Informationen in "Meine Arbeit" ansehen und anpassen
• Boards nach Excel exportieren

Ein Betrachter kann nicht:

• Ein neues Board erstellen oder löschen
• Änderungen an den Inhalten eines Boards vornehmen
• Änderungen an der Struktur eines Boards vornehmen
• Informationen in "Meine Arbeit" bearbeiten
• Einstellungen des Boards ändern
• Updates zu einem Element hinzufügen oder ein Update einer anderen Person liken
• Sich selbst oder andere für ein Element oder Board anmelden
• Als Eigentümer des Boards zugewiesen werden
• Gäste zu einem teilbaren Board einladen
• Ein Team erstellen

Ein Betrachterprofil erkennst du an einem kleinen Augensymbol neben dem Avatar, und unten links auf dem Bildschirm steht "Betrachter". Das zeigt an, dass das Konto nur zur Ansicht dient.

Du kannst eine unbegrenzte Anzahl Betrachter einladen, egal welches Paket du erworben hast. Betrachter werden in der Abrechnung nicht aufgeführt. Betrachter können selbst andere Betrachter einladen, das Konto anzusehen, sofern der Admin des Kontos diese Einstellung nicht eingeschränkt hat.

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Gäste

Ein Gast ist ein Benutzer, der nicht zu deiner Organisation gehört und auch nicht zu deren Tochtergesellschaften, Niederlassungen oder anderen verbundenen Unternehmen. Gäste sind zum Beispiel Kundinnen, Lieferanten, Freiberufler oder externe Beraterinnen.

Ein Gast muss eine E-Mail-Domäne haben, die sich von den Domänen deiner Organisation, deren Tochtergesellschaften, Niederlassungen und anderen verbundenen Unternehmen unterscheidet. Gäste können nur zu teilbaren Boards eingeladen werden und sind nicht in der Lage, Informationen auf Haupt- oder privaten Boards zu sehen. So kannst du mit externen Personen zusammenarbeiten und gleichzeitig die Sicherheit der Informationen auf Haupt- und privaten Boards gewährleisten.

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Benutzerdefinierte Rollen

Diese Funktion ist nur im Enterprise-Paket verfügbar.

Mit benutzerdefinierten Rollen können Enterprise-Admins eindeutige Rollen auf Kontoebene erstellen, die sich nach Berufsbezeichnung, Abteilung oder einer anderen passenden Definition eines Teammitglieds richten, und dieser Rolle bestimmte Berechtigungen zuweisen. Ziel ist eine effektive Steuerung des Kontos, während Mitarbeitende innerhalb ihrer Domain ein angemessenes Mass an Freiheit erhalten. Sobald eine benutzerdefinierte Rolle erstellt wurde, kann sie jedem Teammitglied deines Kontos über den Abschnitt für die Benutzerverwaltung zugewiesen werden.

Abonnenten

Abonnenten sind Admins, Teammitglieder und Gäste, die einem Board folgen oder es abonniert haben. Veröffentlicht jemand ein Update auf einem Board, erscheint dieses im Posteingang jedes Abonnenten dieses Boards.

Board-Inhaber

Ein Board-Inhaber ist entweder:

• die Person, die das Board erstellt hat, oder
• ein Abonnent des Boards, den der Board-Ersteller als Co-Inhaber ausgewählt hat.

Die Inhaberschaft über ein Board ist wichtig, wenn es um Beschränkungen geht. So kann der Board-Inhaber in den Board-Berechtigungen festlegen, dass Nicht-Inhaber nur Lesezugriff auf das Board haben.

Board-Inhaber können nur Admins oder Mitglieder sein. Gäste und Betrachter können keine Inhaber eines Boards werden.

Fazit

Admin, Mitglied, Betrachter, Gast, benutzerdefinierte Rolle, Abonnent, Board-Inhaber: Jeder Benutzertyp bei monday.com hat einen klar definierten Rechteumfang. Wer beim Setup sauber zwischen diesen Typen unterscheidet, behält die Kontrolle darüber, wer welche Boards sieht und bearbeiten darf.