Automatisierte Rechnungssynchronisation mit Moco und Bexio

Durch die automatisierte Synchronisation von MOCO und Bexio über Make eliminiert Velvet Creative Office GmbH die doppelte manuelle Rechnungserfassung und spart dadurch viele Arbeitsstunden pro Jahr.

Tools

Make, Moco, Bexio

Branche

Dienstleistung & Beratung

Use Case

Tool-Integration, Prozessautomatisierung

Velvet Creative Office GmbH Blinno Referenz Thumbnail

Velvet Creative Office GmbH ist ein kreatives Schweizer Dienstleistungsunternehmen, das seinen Kunden professionelle Beratungs- und Kreativleistungen bietet. Mit einem agilen Team und einem klaren Fokus auf Qualität und Kundennähe setzt das Unternehmen auf moderne Software-Lösungen, um seine internen Abläufe effizient zu gestalten und sich voll auf das Kerngeschäft zu konzentrieren.

‍

Ausgangssituation

Das Unternehmen nutzte bereits MOCO als zentrales Projektmanagement- und Rechnungstool. Um die Buchhaltung professionell abzuwickeln, wurde ein weiteres Buchungstool eingeführt, und zwar Bexio.

Das daraus resultierende Kernproblem: Sämtliche in MOCO erstellten Rechnungen mussten manuell ein zweites Mal in Bexio erfasst werden. Dieser doppelte Aufwand führte zu:

Doppelter Dateneingabe bei jeder Rechnung
Ein weiterer Zeitaufwand von 15–30 Minuten pro Vorgang
Fehleranfälligkeit durch manuelle Übertragung der Rechnungsbeträge
Fehlender Echtzeit-Überblick über den Zahlungsstatus im Projektmanagement

Das Unternehmen suchte nach einer automatisierten Lösung, die Rechnungsdaten direkt aus MOCO heraus in Bexio überträgt – ohne manuelle Eingriffe und ohne den bewährten Workflow im Projektmanagement zu verändern.

Lösung

Um die manuelle Doppelerfassung zu eliminieren, wurde eine automatisierte Echtzeit-Integration zwischen MOCO und Bexio über die Automatisierungsplattform Make realisiert. Der Lösungsansatz basiert auf drei klar definierten Komponenten:

Gerichteter Datenfluss: MOCO als Master-System

MOCO fungiert als führendes System. Alle Rechnungsdaten werden automatisch von MOCO zu Bexio synchronisiert. Ein Rückfluss erfolgt gezielt nur beim Zahlungsstatus: Sobald eine Rechnung (oder Teilrechnung) in Bexio als bezahlt markiert wird, wird dieser Status automatisch zurück nach MOCO übertragen und die zuständigen Projektleiter werden informiert.

Make als Integrations-Engine

Make wurde als zentrale Middleware eingesetzt und verbindet die offenen APIs beider Tools direkt ohne Zwischendatenbank. Alle Transformationen und Datenmappings erfolgen vollständig innerhalb von Make. Neue Firmen oder Kontakte, die in MOCO angelegt werden, erscheinen automatisch auch in Bexio, was eine korrekte Rechnungszuordnung von Beginn an sicherstellt.

Erweiterte Automatisierungsszenarien

Neben der Basis-Synchronisation wurden zusätzliche Szenarien implementiert, um Ausnahmefälle abzudecken:

Rechnungsstornierungen in MOCO werden automatisch in Bexio berücksichtigt
Projektleiter erhalten automatisch Rückmeldung über den Zahlungseingang
Die Lösung ist intern geschult und eigenständig verwaltbar – ohne laufende Supportkosten

‍

Allgemeiner Ansatz für ähnliche Integrationen:
Der Ansatz dieser Lösung funktioniert mit jedem Tool, das eine offene API hat. Ob Zeiterfassung zu Buchhaltung oder andere Kombinationen – das Prinzip bleibt gleich: Ein Master-System pusht Daten über eine Integrations-Engine zu einem Ziel-System.

Ergebnisse

Kundenvorteile

50+ Stunden Zeitersparnis pro Jahr

Mit dieser No-Code Lösung kann sich das Unternehmen eine erhebliche Menge an Stunden einsparen und diese für andere wichtige Aufgaben verwenden.

‍

Dopplearbeiten wurden eliminiert.

Jede Rechnung wird nur noch in MOCO eingegeben. Der Rest läuft automatisch. Redundante Dateneingaben und manuelle Fehler gehören der Vergangenheit an.

‍

Echtzeit-Transparenz über beide Systeme

Rechnungen werden korrekt zugeordnet, Zahlungseingänge sofort zurückgemeldet. Projektleiter und Management haben jederzeit den vollen Überblick – ohne zwischen Tools zu wechseln.

‍