Ein spezialisiertes Treuhandunternehmen, das sich auf die Verwaltung von Trusts und Foundations konzentriert, stand mit zahlreichen Mandaten und komplexen regulatorischen Anforderungen vor der Herausforderung, jahrzehntelang gewachsene Excel-basierte Prozesse in eine moderne, transparente Lösung zu überführen.
Ausgangssituation
Das Unternehmen verwaltete sämtliche Mandate, Aufgaben und Compliance-Fristen ausschliesslich über Excel-Dateien.
Diese Arbeitsweise führte, je grösser das Unternehmen wurde, zu folgenden Problemen:
- Fehlende Übersicht: Es gab keine zentrale Ansicht über den Status aller laufenden Mandate und Aufgaben.
- Keine Automatisierung: Tasks wurden nicht automatisch zugewiesen, Benachrichtigungen bei nahenden Fristen existierten nicht, und bei Rollenwechseln (z.B. neuer Mandatsleiter) mussten alle Zuständigkeiten manuell angepasst werden.
- Mangelnde Datenintegrität: Jeder Mitarbeiter konnte alle Daten beliebig anpassen, was zu inkonsistenten und veralteten Informationen führte.
Lösung
Gemeinsam implementierten wir eine umfassende monday.com-Lösung, die das Kerngeschäft vollständig digitalisierte: Von der manuellen Excel-Verwaltung hin zu einem intelligenten, automatisierten Mandats- und Compliance-Management-System – unterstützt durch eine Make-Integration mit bestehenden Systemen.
Zentrale Portfolio-Übersicht
Das Herzstück der Lösung ist ein Dashboard, das alle Mandate und deren Status auf einen Blick visualisiert. Das Management kann sofort sehen, welche Aufgaben erledigt, noch offen und welche überfällig sind, und dies gefiltert nach Fristen, Monaten oder Verantwortlichkeiten.
System-Integration mit nächtlicher Synchronisation
Mit Make wurde eine automatisierte Integration zum internen ERP-System Timesafe aufgebaut, in dem das Unternehmen alle Mandatsdaten, die Zeiterfassung und die Rechnungsstellung verwaltet. Änderungen wie neue Mandatsleiter, Rollenwechsel oder Kundendaten-Updates werden jede Nacht automatisch in monday.com übernommen und alle zugehörigen Tasks entsprechend neu verteilt, ohne dass jemand manuell eingreifen muss.
Proaktives Fristmanagement
Das System benachrichtigt Mitarbeiter automatisch zwei Wochen vor Ablauf einer Frist. Ist eine Woche vor Fristende der Status immer noch nicht auf "erledigt" gesetzt, erhält zusätzlich der Vorgesetzte (Mandatsleiter) eine Benachrichtigung.
Personalisierte Mitarbeiter-Boards
Jeder Mitarbeiter verfügt über ein individuelles Board, das ausschliesslich die eigenen Aufgaben zeigt.
Rollenbasierte Ansichten
Das System bietet für jede Hierarchieebene die passende Perspektive: Die Geschäftsführung erhält einen Gesamtüberblick über alle Mandate und die Mitarbeiter sehen ihre zugewiesenen Projekte inklusiv ihrer Aufgaben.
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