Überblick Firma
Die Swiss Property Fair GmbH ist ein auf Immobilienveranstaltungen spezialisiertes Event-Management-Unternehmen mit Sitz in der Schweiz. Das Unternehmen organisiert die jährliche Immobilieninvestorenmesse IMMO, eine der bedeutendsten Branchenmessen der Schweiz, an der Aussteller aus den Bereichen Beratung, Finanzierung, Bau und Unterhalt zusammenkommen. Swiss Property Fair GmbH ist verantwortlich für die gesamte Planung, Koordination und Abwicklung der Messe.
Ausgangssituation
Vor der Zusammenarbeit mit Blinno verwaltete Swiss Property Fair GmbH ihre Messedaten in einer hochkomplexen Excel-Tabelle mit zahlreichen Tabellenblättern und verschachtelten Formeln. Aufgaben, Deadlines und Zuständigkeiten waren nicht zentral ersichtlich – das kostete im Tagesgeschäft wertvolle Zeit und erhöhte die Fehleranfälligkeit.
Ausstellerverträge mussten manuell verarbeitet, Produktoptionen einzeln erfasst und Rechnungen von Hand erstellt werden. Die verschiedenen Prozesse liefen in getrennten Einzellösungen – ein hoher Koordinationsaufwand war die Folge. Gefragt war eine skalierbare, digitale Gesamtlösung, die all das unter einem Dach vereint und das innerhalb eines strikten Zeitplans, der durch das fixe Messedatum vorgegeben war.
Lösung
Wir haben für das Unternehmen eine zentrale Plattform aufgebaut, die den gesamten Ausstellerprozess von A bis Z abbildet. Statt verstreuter Excel-Listen und manueller Datenpflege gibt es heute eine einzige Übersicht in monday.com – mit allen Ausstellerfirmen, Kontaktpersonen, Standoptionen, Zusatzleistungen und dem aktuellen Status jeder Messebeteiligung. Das ganze Team arbeitet auf derselben Basis, Missverständnisse und doppelte Arbeit gehören der Vergangenheit an.
Bucht ein Aussteller seinen Stand, wird im Hintergrund automatisch ein individuelles Angebot zusammengestellt. Möglich macht das ein zentraler Produktkatalog in monday.com, in dem alle verfügbaren Leistungen und Preise hinterlegt sind – vom kleinen Messestand bis zum Premium-Package mit Werbung im Katalog und privatem Meetingraum. Die Automatisierungssoftware Make greift auf diesen Katalog zu und fügt die gebuchten Produkte direkt beim richtigen Aussteller im System ein. Kein manuelles Zusammensuchen, kein Abtippen, keine Fehler. Spricht der Aussteller Französisch, erkennt das System das automatisch – und alle Dokumente, Produkte und Rechnungen erscheinen in der richtigen Sprache.
Ist das Angebot bereit, reicht ein einziger Klick: Make überträgt alle relevanten Daten ins Buchhaltungsprogramm Bexio, die Rechnung wird automatisch erstellt und landet sofort als PDF in monday.com.
Rabatte oder nachträgliche Änderungen in Bexio werden automatisch zurückgespiegelt. Sobald eine Zahlung eingeht, ist das im Dashboard sichtbar – das Team sieht jederzeit in Echtzeit, was bereits fakturiert wurde, was bezahlt ist und was noch aussteht.
Keine doppelte Datenpflege, kein mühsames Abgleichen von Listen.
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