Bans & Bans ist ein Gastronomieunternehmen mit vier Restaurant-Standorten, sowie mobilen Küchen für Events. Das Unternehmen erhält täglich Reservierungsanfragen über ein internes Buchungstool und legt besonderen Wert auf personalisierte Kundenbetreuung.
Ausganssituation
Bans & Bans nutzte bereits monday CRM für das Kundenmanagement, stand jedoch vor der Herausforderung, dass alle Reservierungsanfragen aus ihrem Buchungstool formitable manuell in monday.com übertragen werden mussten. Dieser zeitaufwändige Prozess führte nicht nur zu grossem administrativem Aufwand, sondern erschwerte auch die strategisch wichtige Identifikation von Grossgruppen-Buchungen (ab 10 Personen), bei denen ein gezielter Upsell auf exklusive Venue-Angebote möglich ist.
Zusätzlich fehlte eine systematische Übersicht über bestehende Kundenkontakte und deren Reservierungshistorie, was die Kundenbeziehungspflege und personalisierte Angebotserstellung beeinträchtigte. Das bestehende monday.com-Board benötigte Erweiterungen und Optimierungen, um den wachsenden Anforderungen des Unternehmens gerecht zu werden.
Lösung
Um die manuelle Arbeit zu eliminieren und den Reservierungsprozess zu optimieren, entwickelten wir eine Automatisierungslösung, die drei zentrale Systeme miteinander verbindet: das Reservierungstool formitable, die Automatisierungsplattform Make und das CRM-System monday.com.
Die automatische Datenerfassung
Sobald eine neue Reservierungsanfrage über formitable eingeht, wird diese automatisch an Make weitergeleitet. Make fungiert dabei als zentrale Schaltzentrale, die den gesamten Verarbeitungsprozess steuert.
Intelligente Datenverarbeitung und Validierung
Make übernimmt die Aufbereitung der eingehenden Daten: Telefonnummern werden in ein einheitliches Format gebracht, E-Mail-Adressen validiert und fehlerhafte Eingaben automatisch korrigiert. Diese Datenqualitätssicherung ist besonders wichtig, da Kunden im Formular freie Texteingaben machen können, die nicht immer den gewünschten Standards entsprechen.
Automatische Kunden- und Unternehmensverwaltung in monday.com
Die aufbereiteten Daten werden nun an monday.com CRM übergeben. Hier prüft die Automatisierung zunächst, ob der Kunde bereits im System existiert. Falls ja, wird die neue Reservierung automatisch mit dem bestehenden Kundenprofil verknüpft. Falls nicht, legt das System einen neuen Kundenkontakt an.
Historienverknüpfung und Benachrichtigungen
Ein besonders wertvolles Feature ist die automatische Duplikatsüberprüfung: Make durchsucht monday.com nach früheren Reservierungen desselben Kunden und verknüpft diese miteinander. Das Bans & Bans Team erhält automatisch eine Benachrichtigung, wenn ein wiederkehrender Kunde gefunden wird, sodass bei der Angebotserstellung auf die Reservierungshistorie eingegangen werden kann.
Diese massgeschneiderte Lösung ermöglicht Bans & Bans nicht nur eine vollautomatische Reservierungsverwaltung, sondern schafft durch die Kombination aus Automatisierung und kontinuierlichem Support eine zukunftssichere Infrastruktur für weiteres Wachstum.
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