Die drei grössten Zeitfresser im Unternehmen und wie du sie mit No-Code löst

Entdecke die drei grössten Zeitfresser in Unternehmen und wie du sie mit No-Code ganz einfach eliminierst. Mit echten Alltagsszenarien, konkreten Lösungen und Praxisbeispielen.

Veröffentlicht am

May 22, 2025

Blogthumbnail Zeitfresser im Unternehmen

Manuelle Prozesse, Tool-Chaos und fehlende Übersicht: Diese Probleme kosten Unternehmen nicht nur Zeit, sondern auch Geld, Motivation und Wachstum. In diesem Beitrag zeigen wir dir die drei grössten Zeitfresser, die wir bei unseren Kunden immer wieder sehen – und wie du sie mit modernen No-Code-Lösungen einfach eliminieren kannst.

Zeitfresser 1: Wie manuelle Prozesse deine Effizienz blockieren – und wie No-Code hilft

Erkennst du dich wieder?

Es ist Freitagnachmittag. Der Monatsabschluss soll vorbereitet werden.
Du öffnest zuerst das ERP-System, um die Rechnungsdaten zu exportieren.
Dann springst du ins CRM, um offene Deals zu markieren.
Anschliessend kopierst du Zahlen manuell in ein Excel-Dokument, das dein Vorgesetzter verlangt.

Weil die Formeln nicht ganz stimmen, dauert das Formatieren fast eine halbe Stunde.
Als du den Bericht endlich abschickst, bekommst du eine Nachricht zurück:
„Da fehlt das Projekt von Kunde XY. Die Rechnung kam gestern rein.“

Du suchst in den E-Mails.
Dann in Excel-Projektlisten.
Dann im PDF-Export.
Du findest die Rechnung – aber in einem ganz anderen Format.

Also: nochmal anpassen, nochmal speichern, nochmal verschicken.

Und das ist nur ein einziger Vorgang von vielen weiteren manuelle Aufgaben.

Was hier passiert ist?

Daten müssen aus 4 Tools manuell gesammelt werden
Formate stimmen nicht überein und müssen manuell angepasst werden
Aktuelle Informationen fehlen, weil jemand sie nicht sofort gepflegt hat

Das kostet Zeit, Nerven – und Vertrauen

Mitarbeitende verlieren pro Monat mehrere Stunden mit manuellem Reporting
Die Wahrscheinlichkeit für falsche Daten steigt massiv
Es entsteht Frust, weil sich alles „nach Arbeit anfühlt“, ohne dass echte Arbeit erledigt wurde

Mini-Fact

Studien zeigen: Teams verlieren bis zu 8 Stunden pro Woche durch manuelle Arbeit und Copy-Paste.

Quelle: The Stepstonegroup

Lösung mit No-Code & Blinno

Wir bei der Blinno automatisieren genau solche Berichte mit:

monday.com Dashboards, die Live-Daten aus CRM, ERP & Projekttools zusammenführen
Make.com-Szenarien, die automatisch Zahlen aus verschiedenen Quellen abrufen, umwandeln & zusammenführen
Automatisierte Report-Erstellung, z. B. als PDF oder in einem Dashboard

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Beispiel aus der Praxis

Die Cognito Treuhand GmbH spart durch automatisierte Rechnungserstellung-Erstellung mit Make & monday.com mehrere Stunden pro Monat – der Monatsabschluss ist heute in Minuten erledigt, statt vorher in einem Tag.

Wie lange benötigst du für deinen Monatsreport? Wenn’s länger als 5 Minuten dauert, ist Automatisierung deine Lösung.

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Zeitfresser 2: Tool-Chaos im Unternehmen: Wenn Systeme nicht miteinander sprechen

Erkennst du dich wieder?

Du willst wissen, wie weit das neue Kundenprojekt ist.
Du öffnest erst das Excel-Projektboard und siehst keine Updates seit letzter Woche.
Dann checkst du das Microsoft Teams-Channel-Archiv. Vielleicht hat jemand dort was geschrieben?
Als Nächstes schaust du in dein Projektmanagement-Tool, aber auch hier fehlen gewisse Informationen.

Nach 15 Minuten weisst du: Eigentlich, weisst du gar nichts.

Dein Kollege hat die Liste lokal gespeichert, deine Assistentin nutzt Google Sheets.
Die Zahlen im CRM stimmen nicht mit den Reportings im Excel überein.
Und der Kunde fragt gerade nach dem Projektstatus.

Was ist das Problem hierbei?

Daten liegen verstreut: CRM, Excel, Slack, E-Mail, Notion, Teams, Drive... aber nichts ist synchron.‍
Veraltete Tools: Excel als Projektsteuerung? Nur so lange, wie dein Team aus 2 Leuten besteht.‍
Kein Überblick: Wenn jeder woanders arbeitet, weiss niemand, wer gerade was macht und warum.‍
Unnötige Meetings: Nur um Informationen zusammenzutragen.

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Frag dich selbst:

Wie viele Tools nutzt ihr täglich – und wie viele davon sind wirklich miteinander verknüpft?
Wie oft passiert es, dass zwei Personen an unterschiedlichen Versionen arbeiten?
Gibt es bei euch einen Ort, wo alle Daten aktuell und zentral abrufbar sind?

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Mini-Fact

Studien zeigen, dass Mitarbeitende bis zu einem Arbeitstag pro Woche durch Tool-Switching, Datensuche und fehlende Synchronisierung verlieren.

Quellen: Harvard Business Review & Unleash

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Lösung mit No-Code-Plattformen & Integrationen

Mit monday.com als zentrale Plattform und Make.com für die Integration kannst du:

Projekte, Aufgaben, Deadlines & die Kommunikation an einem Ort bündeln
Automatische Updates, Statuswechsel & Benachrichtigungen einrichten
Excel, CRM & weitere Tools nahtlos einbinden

Mit diversen No-Code-Tools können wir verschiedene Systeme verbinden – ohne eine Zeile Code schreiben zu müssen.

Dies hat den Vorteil

es gibt eine zentrale Datenverwaltung statt Tool-Wildwuchs
automatisierte Synchronisation zwischen ERP, CRM, Marketing & Projekttools ist möglich
Keine Duplikate mehr – eine einheitliche, zuverlässige Datengrundlage ist vorhanden

Beispiel aus der Praxis‍

Beim internationalen Marktforschungsunternehmen Kantar Verian haben wir komplexe Daten aus SAP SalesCloud und HubSpot automatisiert zusammengeführt.

Das Resultat: Einheitliche Kundendaten, messbare Kampagnen und ein klarer Überblick über alle Daten

Wie viel Zeit verlierst du täglich durch Tool-Switching und doppelte Datenpflege?

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Zeitfresser 3: Ineffizientes Kunden- & Ressourcenmanagement

Erkennst du dich wieder?

Dein Vertrieb hat gerade drei neue Deals an Land gezogen.
Das Onboarding-Team weiss aber von nichts.
Im Projektmanagement-Board steht ein Projekt doppelt – mit unterschiedlichen Startdaten.
Die Ressourcenplanung? Laut Excel ist Lisa noch frei. Laut Slack ist sie voll.

Du merkst: Keiner hat den Überblick. Und die Kunden? Warten.

Was genau ist das Problem dabei?

Kundenmanagement ist unkoordiniert: Anfragen bleiben liegen, weil niemand weiss, wer zuständig ist.‍
Ressourcen sind nicht sichtbar: Wer ist verfügbar? Wer überlastet? Wer blockiert gerade den nächsten Schritt?‍
Fehlende End-to-End-Sichtbarkeit: Zwischen Sales, Projekt, Support und Controlling entstehen Brüche – und niemand fühlt sich verantwortlich.

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Das kostet nicht nur Zeit, sondern auch:

Vertrauen
Kundenzufriedenheit
Wachstumsfähigkeit

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Frag dich selbst

Habt ihr ein zentrales System, das den kompletten Kundenlebenszyklus abbildet – von Lead bis Projektabschluss?
Weiss dein Team zu jedem Zeitpunkt, wer woran arbeitet – und wo es hängt?
Wie oft kommt es zu Projektverzögerungen oder Ressourcen-Engpässen – obwohl es vermeidbar wäre?

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Mini-Fact

Laut einer Studie können unklare Zuständigkeiten und fehlende Ressourcenplanung zu erheblichen Abstimmungsproblemen führen – mit messbaren Auswirkungen auf die betriebliche Effizienz und Produktivität.

Quelle: bayme vbm

Lösung mit monday CRM & Ressourcenplanung

Mit monday CRM, automatisierten Workflows und ressourcengesteuerten Dashboards kannst du:

Kunden entlang des gesamten Lebenszyklus – von der Anfrage bis zum Projektabschluss – strukturiert begleiten
Verantwortlichkeiten automatisch zuweisen, sodass nichts mehr liegen bleibt
Kapazitäten und Verfügbarkeiten in Echtzeit visualisieren und Engpässe frühzeitig erkennen
Automatische Benachrichtigungen & Statusänderungen im Team auslösen – ohne manuelles Nachfassen

Beispiel aus der Praxis

Beim Zürcher Dienstleistungsunternehmen, mit Fokus auf elektronische Medien, Ron Orp haben wir mit monday.com eine flexible CRM- & Ressourcenlösung implementiert, die interne Prozesse, Teamkoordination und Projektverantwortung nahtlos miteinander verbindet. Seitdem sind Kommunikation, Aufgabenverteilung und Kapazitätsplanung transparent geregelt.

Fazit

Zeit sparen mit No-Code ist kein Luxus, sondern ein Wettbewerbsvorteil

Erkennst du dich in einem dieser Probleme wieder?

🔁 Wiederholende manuelle Aufgaben?

📊 zu viele Tools, die nicht miteinander kommunizieren?

📉 Projekte, die stocken, weil niemand weiss, wer gerade woran arbeitet?

Dann ist es Zeit, deine Prozesse zu hinterfragen – und zu vereinfachen.

Was passiert, wenn du diese Zeitfresser eliminierst?

Laut unserer Erfahrung mit über 250 Unternehmen im KMU- & Enterprise lassen sich durch No-Code-Lösungen im Schnitt 350 bis 800 Stunden pro Jahr einsparen – und das pro Team.

Das entspricht:

Mehr Fokus auf wertschöpfende Aufgaben
Schnellere Entscheidungen
Glücklichere Kunden und Mitarbeitende
Und: messbar mehr Wachstum

Lass uns gemeinsam deine Prozesse analysieren

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Häufig gestellte Fragen

Typische Zeitfresser sind manuelle Dateneingaben, unverbundene Tools (Tool-Silos), wiederholte Meetings ohne klare Struktur sowie intransparente Ressourcenplanung.
Durch digitale Prozesse und No-Code-Lösungen wie monday.com oder Make.com lassen sich diese Aufgaben automatisieren, zentralisieren und messbar effizienter gestalten.

Zeitfresser erkennst du oft an wiederkehrenden Aufgaben, hohem Kommunikationsaufwand oder fehlender Transparenz.
Ein No-Code-Check mit Blinno zeigt dir auf, wo du Automatisierungspotenzial hast – und wie du messbar Zeit und Kosten sparst.

Wenn deine Teams mit zu vielen isolierten Tools arbeiten, leidet der Informationsfluss.
No-Code-Plattformen wie Make.com ermöglichen es, Tools wie CRM, ERP, Projektmanagement und E-Mail nahtlos miteinander zu verbinden – ohne Programmierung.
So entstehen automatisierte, fehlerfreie Datenflüsse über Abteilungsgrenzen hinweg.

Nein – genau dafür gibt es uns.
No-Code-Plattformen wie monday.com, Make.com oder Xano sind so aufgebaut, dass Prozesse visuell modelliert und automatisiert werden können – ganz ohne Programmierkenntnisse.

Wir bei Blinno übernehmen für dich die Analyse, Konzeption und technische Umsetzung deiner automatisierten Prozesse.
Und auch danach lassen wir dich nicht allein:
Wir begleiten dich als langfristiger Partner,
bieten auf Wunsch Schulungen in den eingesetzten Tools,
und stehen dir mit persönlichem Support zur Seite, wenn sich deine Anforderungen weiterentwickeln.

Dein Vorteil: Du brauchst keine IT-Abteilung – sondern nur uns.

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