Die Aktenordner stapeln sich, Ihr Schreibtisch ist ein buntes Kaleidoskop an Post-its und genau das Dokument, das Sie gerade brauchen, ist irgendwo in der Papierflut untergegangen. Erkennen Sie sich in dieser Situation wieder? Jeder Mitarbeiter kommt im Jahr auf etwa 8000-10000 Seiten ausgedrucktes Papier. Diese Zahl ist erschreckend, vor allem im Zeitalter der Digitalisierung. Wir zeigen Ihnen, wie Sie den Papierverbrauch im Büroalltag reduzieren können.

Der Weg zum papierlosen Büro ist nicht ganz leicht, doch die Vorteile liegen auf der Hand:

Papier, das im Aktenschrank einen Dornröschenschlaf hält, nimmt nicht nur extrem viel Platz weg, sondern schadet auch der Umwelt. Durch die Digitalisierung der Dokumente sparen Sie Platz und Material und tun nebenbei der Umwelt etwas Gutes. Zudem werden die Druckkosten reduziert. Jedes nicht ausgedruckte Blatt Papier zeigt eine unmittelbare und wahrnehmbare Wirkung.

Der Acht-Stunden-Tag verliert immer mehr an Bedeutung und weicht flexibleren Arbeitsmodellen. Gleitzeiten, Home-Office, Coworking Spaces – in der modernen Arbeitswelt wird es zunehmend wichtiger, ortsunabhängig auf wichtige Dokumente zugreifen zu können. Folgende Schritte sollten Sie auf dem Weg zum papierlosen Büro beachten:

Schritt 1: Planung & Bestandsaufnahme

Nehmen Sie sich für diese Phase besonders viel Zeit. Es geht darum zu erfassen, was genau an Papierdokumenten vorhanden ist. Sortieren Sie aus, was Sie nicht mehr brauchen und legen Sie genau fest, welche Dokumente digitalisiert werden sollen.

Schritt 2: scannen, scannen, scannen

Nun wird es konkreter, denn es gilt, alle ausgewählten Dokumente zu scannen. Beachten Sie dabei: Scanner ist nicht gleich Scanner. Um Frust über die schlechte Qualität der Scans zu vermeiden, sollten Sie sich bevor Sie mit dem Scannen beginnen Gedanken über die Anschaffung eines geeigneten Dokumentenscanners machen. Achten Sie beim Scanvorgang auf die richtigen Einstellungen, denn manuelles Nacharbeiten kostet Sie viel Zeit.

Mögliche Produkte sind:
Mobile-Scanner für Unterwegs: https://www.digitec.ch/5620158
Scanner für grosse Papierberge: https://www.digitec.ch/5844357
Scanner für Bücher und Magazine: https://www.digitec.ch/639410

Schritt 3: Ordnerstruktur & Verwaltung

Hier ist Effizienz gefragt. Sie haben alle Dokumente gescannt und müssen sich nun Gedanken über eine übersichtliche Ordnerstruktur machen. Denn sonst geht es Ihnen wie bisher und Sie verbringen Stunden mit der Suche nach der berühmten Nadel im Heuhaufen. Achten Sie bei der Benennung der Dokumente auf eine einheitliche Struktur und die entsprechenden Keywords.

Schritt 4: Papier ade

Bevor Sie sich komplett vom Papier verabschieden, sollten Sie an die Erfüllung der rechtlichen Auflagen denken. Einige Dokumente wie Handelsbücher, Geschäftsbriefe oder Jahresabschlüsse sind an Aufbewahrungsfristen gebunden. Hier erfahren Sie mehr über rechtliche und steuerliche Unterlagen, die Sie in Printform aufbewahren müssen. Dokumente ohne Aufbewahrungsfristen können Sie getrost dem Schredder übergeben.

Damit das papierlose Büro im Arbeitsalltag funktioniert, ist der Rückgriff auf bestimmte Tools hilfreich. Wir zeigen Ihnen im zweiten Teil der Blog-Serie, mit welchen Tools Sie produktiv arbeiten – ganz ohne Papier.